Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Как правильно оформить вкладыш с образцом в трудовую книжку является важным вопросом даже для квалифицированных специалистов в области кадрового делопроизводства. Давайте рассмотрим возможные пути его разрешения.

• Когда происходит оформление вклада в личное дело работника?
• Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?
• Как установить приложение в трудовую книжку?
• Особенности юридического оформления дополнительного листа.
• Каким образом может быть оформлен раздел «Выдан вкладыш» в данном документе — трудовой книжке?
• Где можно получить шаблон для заполнения приложения к трудовой книжке (образец оформления), чтобы его скачать?
• Итоги

Перестанет быть необходимостью заполнять вкладыши в трудовые книжки, если трудовые работники перейдут на электронное ведение данных. Путеводитель от КонсультантПлюс будет полезен для организации перехода на ЭТК и последующей работы с электронными записями о трудовой деятельности. Получите возможность бесплатного пробного доступа к К+ и начните изучать представленный материал.

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н утвердил новую версию вкладыша для трудовой книжки. В самом приказе также указаны подробности о том, как получить и заполнить этот вкладыш (далее — Порядок № 320н).

Начиная с первого января две тысячи двадцать третьего года, будет введено использование трудовых книжек и вкладышей нового формата. Возникает вопрос о необходимости обмена старых трудовых книжек на новые у сотрудников, а также о том, что делать с оставшимися в 2023 году неиспользованными бланками старого образца. Подробности можно узнать в данной статье.

Если один из разделов бумажной трудовой книжки полностью заполнен и требуется дополнительное заполнение, то вкладыш становится необходимым документом. Оформленный правильно вкладыш является неотъемлемой частью книжки и не имеет юридической силы без нее (согласно пункту 32 Порядка № 320н).

1. Месте работы и должности.

• Сотрудник (также называемый титульным листом);
• работе;
• О вознаграждениях для персонала.

Таким образом, возникает потребность у кадровика в оформлении дополнительного листа, если заканчиваются свободные места в любом из указанных разделов. При этом, после того как дополнительный лист добавлен, заполнение оставшихся пустых мест в книжке невозможно — последующую информацию можно вносить только в разделы на дополнительном листе.

Если вам требуется создать копию своей трудовой книжки, воспользуйтесь советами, предложенными специалистами КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к правовой системе.

Наиболее часто кадровому специалисту приходится выполнять следующие действия:

• наполнение вкладки;
• Вкладыш должен быть вшит внутрь.
• Юридическое утверждение применения вкладыша в системе управления документами в области кадрового документооборота.

Разберемся более подробно в особенностях данных процедур.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Для заполнения вкладыша необходимо предоставить информацию в разделе «Основные данные» на титульном листе. Этот этап процедуры очень похож на заполнение трудовой книжки.

• дату, когда был заполнен данный документ;
• Информация о работнике, относящаяся к личной жизни.

На первом листе приложенного документа информацию подтверждают личной подписью как сотрудник, так и эксперт отдела кадров компании.

Изучите материал «Пример заполнения приема на работу в трудовой книжке» для получения информации о правилах оформления трудовых книжек.

Хотите узнать, необходимо ли получить заявление от работника для выдачи вкладыша к трудовой? Тогда воспользуйтесь возможностью получить бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и получите ответ.

Далее, необходимо заполнить разделы 2 и 3 вкладыша. Они имеют ту же структуру, что и разделы трудовой книжки, и содержат информацию о работе и заработной плате работника. Правила для их заполнения аналогичны тем, которые применяются при заполнении самой книжки.

• Информация, приведенная в графах 1, 2 и 4, записывается в соответствующих полях, которые находятся на одном уровне друг с другом. Также она указывается напротив поля, отражающего выполнение работодателем определенного юридического действия, например, приема сотрудника на работу, его увольнения или награждения.
• Необходимо, чтобы порядковый номер записи в графе 1 был на один больше предыдущего номера, даже если он уже указан в трудовой книжке.
• При вводе информации в документ следует избегать использования сокращений.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Идеальным вариантом будет поместить пришиваемый вкладыш между результативным листом трудовой книжки и послужной частью ее переплета. Для проведения операции по пришиванию вкладыша необходимо:

• Возьмите иголку с прикрепленной к ней нитью;
• тщательно прикрепить вкладыш к книге
• Для пришивания вкладыша к книге нужно будет сделать два отверстия и пропустить через них нитку, чтобы закрепить его на месте.

У вкладыша, подобно трудовой книжке, есть своя обложка, которую нужно пришивать вместе с ним.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Для легитимизации применения вкладыша в качестве составной части трудовой книжки используются следующие методы:

• Добавление информации о человеке в журнал учета кадровых документов и личных дел.
• Осуществление отметки в книге с печатью «Выдан вкладыш» и вписывание в соответствующие поля серии и номера этого вкладыша.

Обычно первая задача решается без особых трудностей: достаточно лишь заполнить нужные данные в стандартизированную форму, утвержденную приказом Минтруда № 320н.

При необходимости нанесения отметки «Выдано по вкладу» возможны некоторые трудности. Давайте рассмотрим этот аспект более подробно.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, который упоминается, обязательно должен быть нанесен на карточку трудовой книжки сразу после ее заполнения и вшивки. Чтобы соответствовать техническим требованиям, штамп должен быть оснащен чернильным наполнителем, как и печать организации. Обычно в штампе присутствуют такие элементы, как:

• геометрическая фигура с четырьмя прямыми сторонами, образующими прямые углы между собой
• Вкладыш был выдан.
• Серия и порядковый номер синонимы множественной группы символов и чисел соответственно.
• Линии добавлены для удобства идентификации серий и номеров вкладышей.

Согласно обновленным Правилам ведения трудовых книжек, с 1 сентября 2021 года ясно указано, что штамп должен быть поставлен на первой странице титульного листа трудовой книжки. В случае отсутствия свободного места на титульном листе, штамп следует размещать на первой странице вкладыша в трудовую книжку, согласно пункту 33 Порядка № 320н.

До сих пор не было установлено государственным законодательством, на какой именно части книги должен быть размещен соответствующий отметка. Обычно такая отметка ставилась на следующие части:

• Если сохранить все существующие данные, то на титульном листе можно внести некоторые изменения, чтобы сделать его уникальным.
• Расположенная перед обложкой книги и примыкающая к титульному листу, находится страница.

Иногда возникает ситуация, когда кадровик не имеет необходимого печати. Однако это не является проблемой — вместо печати можно вручную написать фразу «Выдан вкладыш», а также указать слова «Серия» и «Номер» в книжке.

В Российской Федерации законодательством не предусмотрена возможность занесения информации о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа, однако такое действие со стороны кадровика не является противозаконным. Такой подход поддерживают многие специалисты, а также суды, в том числе Мосгорсуд (определение от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09).

Нежелательно, чтобы кадровик создавал подделку, например, путем ручной прорисовки графических элементов штампа. Если кадровик выбирает запись информации о вкладыше вручную в качестве альтернативы, то все его действия должны выполняться ручкой одного цвета.

Вы имеете возможность безвозмездно ознакомиться и скачать образец корректно оформленного вкладыша в трудовую книжку, предоставленный в системе КонсультантПлюс, приобретя пробный доступ к ней.

Итоги

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, кадровым службам предписывается оформить вкладыши в трудовую книжку в определенных ситуациях. Особое внимание следует уделять правильному заполнению вкладышей, а также их легитимизации путем использования специальных штампов или записей, чтобы исключить возможность возникновения ошибок.

Вы можете ознакомиться с особенностями законодательного регулирования других аспектов взаимоотношений между работодателями и нанятными сотрудниками, прочитав следующие статьи:

• Как осуществить увольнение без выполнения двухнедельного срока в 2023 году
• Какие действия можно считать нарушением сроков согласно Трудовому кодексу?

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

Если все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены, то требуется вшить в нее вкладыш. Однако, несмотря на то, что заполнение вкладыша осуществляется в том же порядке, что и трудовая книжка, в процессе возникает множество вопросов, которые автор рассмотрела в своей статье. Мы представляем вам комментарии специалиста Роструда по наиболее интересным моментам.

Работодатель должен оформить и вести вкладыш в трудовую книжку таким же образом, как и саму книжку. Однако, при заполнении вкладыша возникает множество вопросов, на которые мы часто получаем от вас запросы. Анализируя эти запросы, наша редакция подготовила статью, в которой вы узнаете о правильном способе вшивки вкладыша и постановке штампа о его выдаче, о порядке нумерации записей во вкладыше, о том, что делать, если запись о работе оказалась в неправильном разделе, и как поступить при изменении фамилии сотрудника.

Оформляем правильно

Если все страницы одной из секций трудовой книжки заполнены, то в нее вшивается специальный вкладыш, согласно пункту 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 года № 225. Форма вкладыша в трудовую книжку также утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 года № 225. Вкладыш «Сведения о работе» состоит из 9 разворотов, а вкладыш «Сведения о награждениях» — из 8 разворотов.

Согласно пункту 38 Правил, вкладыш должен быть оформлен и веден работодателем таким же образом, как и трудовая книжка. В случае отсутствия трудовой книжки вкладыш считается недействительным.

При выдаче каждого отрывного листа в трудовой книжке наносится особая печать с указанием «Выдан отрывной лист» и указывается уникальная серия и номер отрывного листа (согласно пункту 39 Правил). Из этого следует, что запись вручную является неправильной, и значение придается именно печати.

В соответствии с Положениями о ведении и сохранении записей в трудовых документах, изготовлении бланков трудовых книжек и предоставлении их работодателям, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 года № 225, если все страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены, то в саму трудовую книжку помещается вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и основную книжку. Вкладыш без трудовой книжки считается недействительным.

При выдаче каждого документа в трудовой книжке, необходимо проставить печать с надписью «Выдан документ» и указать серию и номер этого документа. Если при выдаче документа надпись будет написана от руки, то мы считаем, что это не может стать основанием для недействительности документа. Однако, работодатель обязан иметь соответствующую печать и использовать ее при выдаче каждого документа, согласно приведенным выше Правилам.

Место расположения штампа со словами «Выдан вкладыш» в трудовой книжке не указано в Правилах. Однако, как правило, его обычно ставят в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки, как показано в Примере 1.

Методика не устанавливает требования относительно места расположения штампа с надписью «Выдан вкладыш» в трудовой книжке. Однако на практике такой штамп принято размещать на первой странице трудовой книжки (титульном листе), при этом не перекрывая другие заполненные записи на этой странице, которые содержат информацию о работнике.

Также не предусмотрено в Прейскуранте точное место, где требуется пришивать приложение, и качество использованных при этом швов. В большинстве случаев приложение пришивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Вставку вкладыша в трудовую книжку не регламентируют правила – можно это делать вначале, посередине или в конце. Этот вопрос не принципиален для сотрудника, работодателя или контрольных органов, но технически наиболее удобно вшивать вкладыш в середину трудовой книжки.

Строго следует отметить, что во вкладыше к трудовой книжке используется однозначная нумерация в каждом подразделе, которая продолжает нумерацию, примененную в самой трудовой книжке.

В вкладыше не повторяется нумерация записей, а продолжается по порядку записей в трудовой книжке. Возможны ситуации, когда номер определенной записи, например, о приеме на работу, будет указан в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности и места работы будет перенесено во вкладыш, поскольку в разделе трудовой книжки, соответствующему этим данным, уже заполнены все страницы.

В своем решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07-564 Верховный Суд напомнил о том, что согласно пунктам 2 и 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, процесс изготовления данных бланков осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в них обладают высокой степенью защиты. Обеспечение работодателей этими бланками осуществляется на платной основе посредством заключения договора с изготовителем или распространителем. Приобретение указанных бланков иным способом может быть рассмотрено как нарушение административных правил в сфере трудовых отношений.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении личного дела трудниками часто допускается ошибка, когда сведения о работе вносят в раздел «Сведения о награждениях». Это происходит, когда раздел «Сведения о работе» уже полностью заполнен, и специалисты по кадрам, перелистывая страницы, не замечают, что пишут в неправильном разделе. Однако согласно правилам, внесение поправок в разделы трудового дела, содержащие информацию о работе или о награждениях, не допускается. Вместо этого, недостоверные записи должны быть признаны недействительными, а правильные данные должны быть внесены в дополнительный лист к трудовому делу, в раздел «Сведения о работе».

В данном случае кадровый специалист допустил ошибку, заключающуюся в том, что информация о расторжении трудового договора (согласно первой части статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации) была неправильно внесена в раздел «Информация о награждениях».

Если запись о работе была включена в раздел «Сведения о награждениях», то мы считаем, что она недействительна. В этом случае мы предлагаем пронумеровать данную запись. Если необходимо внести изменения в конкретную запись после последней записи в разделе, необходимо указать последующий порядковый номер, дату внесения изменений и в графе 3 сделать следующую запись: «Запись под номером таким-то недействительна» (согласно пункту 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 года № 69).

Необходимо учитывать, что при расставании с сотрудником все записи, которые были сделаны в его трудовой книжке во время работы у данного работодателя, должны быть подписаны работодателем или ответственным лицом, занимающимся учетом трудовых книжек, а также должны быть проставлены печать работодателя и подпись самого сотрудника (согласно пункту 35 Правил).

После этого нужно оформить дополнительный раздел «Данные о занятости», в который внесем информацию, которая первоначально была введена в некорректный раздел трудовой книжки.

Если у работника изменилась фамилия

Кадровики часто сталкиваются с трудностями, когда нужно решить, что делать, если у сотрудницы изменилась фамилия из-за замужества, а в трудовой книжке уже есть вкладыш. Возникает вопрос: нужно ли внести изменения только в трудовую книжку или их также следует внести во вкладыш? Давайте выслушаем мнение Роструда.

Так как согласно Правилам, работодатель должен оформлять и поддерживать вкладыш в трудовую книжку в том же порядке, что и саму трудовую книжку, при изменении данных работника, таких как фамилия, соответствующие изменения должны быть внесены одновременно как в трудовую книжку, так и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения должны осуществляться на основании паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака, документов об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, с указанием их номера и даты. Эти изменения заносятся на первую страницу (титульный лист). Прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой, а новые данные записываются. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

На вкладыше отсутствует печать

Возникает интересующая ситуация: как поступить, если на предыдущем месте работы у сотрудника пропущена печать на титульном листе во вложении к трудовой книжке?

Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша не была поставлена печать организации на титульном листе, то работник должен попросить прежнего работодателя о постановке соответствующей печати. Согласно пункту 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, первую страницу вкладыша подписывает ответственное лицо организации, выдающей трудовые книжки, затем ставится печать организации, которая выдала вкладыш и в которой вкладыш был впервые заполнен.

Новые трудовые книжки с 2023 года в России: основные изменения, образцы записей

Главным менеджером Главбух Ассистента является руководитель отдела персонала в сфере аутсорсинга. Он самостоятельно осуществляет регистрацию клиентов данного сервиса.

С 1 января 2023 года вступят в силу свежие формы трудовых книжек и вкладышей. Подробно расскажем, кто обязан использовать эти документы и как их заполнять.

• С 2023 года в Российской Федерации возникает необходимость определить лицо, отвечающее за ведение новых трудовых книжек.
• Основные метаморфозы
• Свежие предписания относящиеся к оформлению печатных изданий
• С 2023 года будут введены новые нормы, касающиеся процесса приобретения трудовых книжек.

Новые образцы табельных книг, предназначенные для учета трудовой деятельности, планировались к введению с 1 сентября 2021 года; однако вступление их в действие отложили до 1 января 2023 года.

В настоящее время, оформление, правила сохранения и порядок заполнения личного дела работника устанавливаются различными нормативными актами.

• Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 было принято для утверждения бланка книжки и установления правил ее ведения и хранения.
• Порядок заполнения определен в документе, утвержденном Министерством труда и социальной защиты населения, который датируется 10 октября 2003 года под номером 69.

С начала 2023 года, оба этих документа перестанут быть действительными, так как будет введено новое правило по ведению и сохранению трудовых книжек, утвержденное приказом Минтруда под номером 320н.

• Существует возможность, которая позволяет служащему вручить свою электронную копию трудовой книжки работодателю.
• Как устранить недочет в личном трудовом документе работника

Для полного понимания новых требований надежной поддержкой может стать команда Главбух Ассистент, занимающаяся аутсорсингом. Наши эксперты всегда находятся в прямом контакте с инспекциями и ведомствами, благодаря чему они всегда первыми узнают обо всех изменениях в финансовом, трудовом и налоговом законодательстве. Уникальность нашего подхода заключается в том, что услуги бухгалтеров, юристов и кадровиков уже включены в каждый тариф. Это позволяет сравнить, насколько более выгодным вариантом является обращение к нам, вместо содержания собственной штатной команды специалистов.

Кто должен вести

У ныне действующих трудовых книжек нет необходимости заменять на новые экземпляры. Все предоставленные работодателями бланки трудовых книжек и вкладыши старого образца по-прежнему остаются действительными и могут использоваться в течение неограниченного срока.

Давайте рассмотрим обычные сценарии.

• При приеме на новую должность в 2023 году работнику больше не требуется заполнять бумажную трудовую книжку. Вся информация о его профессиональной деятельности будет передаваться работодателями в электронном формате непосредственно в Пенсионный фонд.
• У работника отсутствует бумажное подтверждение трудоустройства. Этот сотрудник не обладает бумажной записью о своей занятости, поэтому его изменения не затрагивают данное средство документации.
• Один из сотрудников решил сохранить бумажную копию своей трудовой книжки, не отказываясь от нее. Теперь лишь у тех работников, кто принял решение сохранить бумажные документы и заявил об этом, остались их собственные трудовые книжки на бумаге.
• Сотрудник не принял окончательного решения. У этих работников все еще имеются бумажные трудовые книжки, поскольку они не представляли заявление на переход на электронный формат. Их трудовые книжки остаются действительными.

Если сотрудник потеряет или повредит свою трудовую книжку, то для оформления дубликата он может воспользоваться бланком новой трудовой книжки.

Заводить вкладыши необходимо, когда в трудовой книжке заканчивается место для записей. По текущим формам необходимо заводить новые книжки и вкладыши до 2023 года, а с 1 января 2023 года — использовать новые формы.

• С мая 2025 года ожидаются новации в правовых нормах, затрагивающих коммерческую сферу.
• Как избежать включения в список нежелательных работодателей в 2025 году?
• Перечень рискованных действий, с которыми столкнутся компании ООО и ИП в следующем году.
• Каким образом организации и индивидуальные предприниматели могут безопасно осуществлять переводы средств физическим лицам?
• Предоставим в 2025 году ряд инструментов для поддержки предпринимательства

Основные изменения в новых трудовых книжках с 2023 года

Таблица представляет информацию о том, как будут изменены формы бланка трудовой книжки и вкладыша к ней с начала 2023 года в Российской Федерации.

Формуляр вставки в личное трудовое дело

На данный момент появилось отмечание, где указывается, что наличие печати обязательно требуется использовать.

Если имеется печать, то делается соответствующая отметка.

Информация о трудовой деятельности

Количество разворотов увеличится до 14 (на данный момент их 10).

Изначально были 9 поворотов, но в результате будет осуществлено 12 поворотов.

Информация о признании или вознаграждении трудового коллектива

Теперь количество разворотов уменьшится на 3, оставив лишь 7 изначальных разворотов.

Вместо 8 разворотов, которые имеются на данный момент, будет всего 5.

Состав бланка трудовой книжки и вложение остались без изменений.

Для каждого из вкладышей, требуется проставить отметку с одинаковой надписью: «Изготовлен вкладыш» — и указать серию и номер данного вкладыша.

Если на первой странице трудовой книжки нет места для штампа о новом вкладыше, то его запись следует сделать на первой странице первого вкладыша.

Аутсорсинговая компания Главбух Ассистент предлагает свою помощь в составлении кадровых документов и организации бухгалтерских дел в вашей компании. Если у вас нет сотрудников, занимающихся этими вопросами, или вы не можете самостоятельно уделить время и силы на ведение бумажной работы, обратитесь к нашим специалистам. Мы готовы поддержать ваш бизнес. Стоимость услуг составляет от 14 400 рублей в месяц.

Проведите расчет расходов на аутсорсинг бухгалтерии в компании «Главбух Ассистент». Увеличьте свою экономию, избегая затрат на содержание штатного бухгалтера и уплату налогов.

Стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Главбух Ассистент начинается от 18 720 рублей в месяц. За эту сумму вы получаете не просто одного бухгалтера, а целую команду специалистов, все аттестованные профессионалы – главный бухгалтер, кадровик и юрист. Более того, вы получаете надежную бухгалтерию под ключ, которая будет полностью заботиться о вашем бизнесе.

• Правильное определение налоговых обязательств
• Пунктуальное подготовление и представление отчетности вовремя.
• Расчет заработной платы и налоговых отчислений для сотрудников всех категорий
• Эффективное управление налогами, чтобы ваши платежи были минимальными.
• Органы налоговой инспекции и фондов предоставляют ответы на требования и запросы.
• Предупреждение возможности назначения проверки и поддержка при ее прохождении.
• Проверка финансовых операций с партнерами
• Составление и получение отличной исходной информации
• Получение экспертных советов в вопросах, связанных с выполнением сложных сделок и операций.
• Гарантия непрерывной работы с финансовыми учреждениями
• Оказание юридической помощи, анализ контрактов и обеспечение безопасности сделок
• Для расширения бизнеса и освоения новых направлений необходимо зарегистрировать ООО или ИП.

Оцените самостоятельно цену услуг экспертной бухгалтерии для вашей компании и вычислите экономию, которую вы сможете сделать, решив передать эти задачи на аутсорсинг.

Новые правила оформления бумажных книжек

Давайте укажем, какие изменения произошли в визуальном оформлении документов.

1. С начала 2023 года нет необходимости оставлять записи исключительно перьевыми или гелевыми ручками, это правило превратится в рекомендацию.
2. Информация может быть полностью или частично зафиксирована при помощи различных технических средств, таких как перенос красителей или использование штампов для создания оттисков.

На титульном листе больше не требуется указывать информацию о незавершенном образовании в соответствии с новыми правилами. В трудовой книжке необходимо указывать только основные данные об общем, среднем, профессиональном и высшем образовании (включая бакалавриат, специалитет, магистратуру и подготовку кадров высшей квалификации). Записи все еще осуществляются на основании оригиналов документов об образовании, а не их копий, включая аттестаты, удостоверения и дипломы.

Запись о проведении перевода следует занести в официальные документы в течение пяти рабочих дней. В текущий момент, согласно новым правилам, это требуется сделать в течение 7 рабочих дней.

В таблице, расположенной ниже, представлены инструкции по добавлению записи о временном переводе, который в последствии стал постоянным.

Выдан вкладыш в трудовую книжку: образец записи 2025 года

Если в трудовой книжке сотрудника закончились места для записей, необходимо оформить вкладыш. Для этого следует сделать соответствующую запись на титульном листе книжки. В данной статье будет рассказано, как правильно сделать такую запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку, а также представлен образец такой записи на 2025 год.

Когда оформляют вкладыш в трудовую книжку

Если требуется внести дополнительные записи в какой-либо из разделов трудовой книжки, но все графы уже заполнены, то необходимо оформить вкладыш. Это предусмотрено пунктом 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225.

В случае внесения новых записей в другие пустые разделы трудовых книжек будет привлечен штраф. Подробные сведения об этом можно найти в Системе Главбух. О выдаче вкладыша также следует отмечать в книге учета. Ниже приведены инструкции по оформлению вкладыша в трудовую книжку.

Руководство. Инструкция по заполнению трудовой книжки в будущем, в 2025 году.

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

На титульном листе трудовой книжки следует поместить штамп с информацией о выдаче каждого вкладыша, содержащий надпись «Выдан вкладыш», а также указывающий серию и номер конкретного вкладыша.

Если на первой странице трудовой книжки нет места для указания о выдаче последующего вкладыша, такую информацию следует записать на первой странице первого вкладыша. Соответствующее требование содержится в пункте 33 Порядка, который был утвержден приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Важно отметить, что вкладыш необходимо вклеить в трудовую книжку.

Чтобы учесть вкладыши, необходимо вести две отдельные книги учета.

• учетную книгу доходов и расходов, связанную с фиксацией использования бланков трудовой книжки и их приложений;
• Документация, отражающая потоки трудовых книжек и их внутренние заполнения, скопирована в регистре.

Согласно пункту 40 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, все пустые бланки вкладышей должны быть отмечены в приходно-расходной книге. Там же следует сделать запись о выдаче бланка для оформления в соответствии с пунктом 41 Порядка, утвержденным приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Каждый месяц ответственное лицо, которое отвечает за учет трудовых книжек, должно предоставить отчет в бухгалтерию работодателя. В этом отчете должна быть информация о наличии бланков вкладышей и о суммах, полученных за оформленные вкладыши. Также нужно приложить приходной ордер от кассы организации. Если бланки вкладышей испорчены при заполнении, они должны быть уничтожены и составлен соответствующий акт (пункт 41 Порядка, утвержденного приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Трудовую книжку обычно ведут в двух форматах — на бумаге и в электронном виде. В руководящих указаниях прописаны все необходимые сведения, которые следует отражать в трудовой книжке, а также указаны сроки и требуемые документы для их регистрации. Инструкция также содержит информацию о том, как правильно вносить записи в различных ситуациях, как использовать штампы, оформлять вкладыш и заверять копию трудовой книжки.

Какой порядок оформления вкладыша к трудовой книжке: образец и инструкция по вшиванию

С 1 сентября 2021 года все компании должны использовать новые бланки для ведения трудовых книжек и приложений к ним. Одобренная форма была определена приказом Министерства Труда от 19.05.2021 года под номером 320н. Хотя документ начал действовать с 1 сентября 2021 года, обязанность заполнять новую форму появилась только с января 2023 года согласно пункту 3 постановления Правительства от 24.07.2021 года № 1250.

Произведены незначительные изменения в обновленном шаблоне. Были изменены общий объем книжки и вкладыша, а также пропорции их разделов. Теперь в разделе «Сведения о работе» в книжке содержится 14 разворотов, а в разделе «Сведения о награждении» — 7 разворотов. В новом вкладыше количество разворотов составляет 12 и 5 соответственно (ссылка на приложение № 1 к приказу Минтруда № 320н).

Если в трудовой книжке работника все страницы одного из разделов уже заполнены, и вам требуется внести новую запись, то вам следует оформить вкладыш на новом бланке. При выдаче каждого вкладыша необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер. Эту запись следует сделать на титульном листе трудовой книжки или на титульном листе первого вкладыша, если на первой странице документа не хватает места (согласно пункту 32 Порядка, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации № 320н).

Важно отметить, что при создании нового документа можно воспользоваться ранее приобретенными бланками предыдущей версии. Они сохраняют свою юридическую силу, и работодатели имеют право использовать их без ограничения срока (пункт 3 постановления Правительства РФ № 1250).

По указанию Министерства труда (п. 44 Порядка, утв. приказом № 320н), работодатели должны всегда иметь достаточное количество бланков трудовых книжек и соответствующих вкладышей для безперебойной работы. В случае наличия неиспользованных бланков трудовых книжек предыдущего образца, полученных в прошлом году, рекомендуется использовать их до исчерпания запаса.

Когда в нашей организации закончатся старые бланки, мы должны обеспечить себя запасами. Поэтому, если возникнет такая ситуация, нам рекомендуется приобрести бланки бумажных трудовых книжек и вкладышей нового образца, так как нам пояснили трудовые инспекторы.

Кадровики часто сталкиваются с дилеммой при заполнении вкладышей: стоит ли начинать заполнять бланк с последних строчек в трудовой книжке или сразу во вкладыше? Правила заполнения вкладыша никак не регламентируют этот вопрос, поэтому у нас есть два варианта заполнения документа. О том, как правильно заполнить вкладыш к трудовой книжке, наши эксперты из Системы Главбух рассказали.

При приеме работника на службу, в разделе 3 трудовой книжки необходимо указать название организации. Под названием организации фиксируется должность, на которую работник принимается. В той же строке, в разделах 1, 2 и 4, указывается порядковый номер записи, дата и сведения о приказе о приеме на работу.

Вариант № 2. Приступайте к заполнению последней строки в трудовой книжке и продолжайте вкладышем. В этом случае проверяющие не смогут иметь никаких нареканий. Главное, чтобы сотрудник, ответственный за выдачу вкладышей, подтвердил записи своей подписью. Как назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек, поделились эксперты Системы Главбух.

Вариант 1:

В соответствии с Правилами, утвержденными постановлением № 225, нумерация записей во вкладышах соответствует нумерации записей в трудовых книжках в соответствующих разделах. Однако стоит отметить, что вкладыши сами по себе лишены юридической силы без наличия трудовых книжек (в соответствии с пунктами 11 и 38 Правил).

Вариант № 2. Начинайте сразу заполнять вкладыш в трудовую книжку. Это будет безопасным выбором, если все страницы трудовой книжки уже заполнены до конца и нет незаполненных строк. В противном случае, используйте вариант № 1.

Таким образом, внесение вкладышей в трудовую книжку происходит только в том случае, если все страницы одного из разделов книжки заполнены. В случае, если последняя страница заполнена не полностью, рано вносить вкладыш в трудовую книжку в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением № 225. Другие детали и особенности выдачи вкладышей были рассказаны экспертами Системы Главбух.

Тем не менее, даже при выборе компанией второго варианта в такой ситуации, инспекторы не имеют права наложить штраф в размере 50 000 рублей за нарушение Правил оформления трудовых документов (ст. 5.27 КоАП).

Пример оформления вкладыша для личного досье

Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel

Пройдите проверочный экзамен, который оценит вашу способность эффективно владеть программой, соответствующую требованиям работодателя.

Новая форма трудовой книжки с 1 января 2023 года: что изменилось и как заполнять

У многих людей все еще остаются бумажные трудовые книжки, несмотря на то, что уже перешли на электронный формат. Однако начиная с 2023 года все бумажные трудовые книжки будут оформляться на новых бланках. В данной статье мы рассказываем о предстоящих изменениях.

На кого заводят бумажные трудовые книжки

Для новичков, начинающих работать, нет необходимости вести традиционные письменные трудовые книжки, поэтому эти изменения им не затрагивают. Вся информация о трудовой деятельности таких сотрудников передается работодателями только в электронном формате в Пенсионный фонд.

Только работники, которые приняли решение сохранить бумажные трудовые книжки и заявили об этом, до сих пор обладают такими документами. А те, кто еще не определился с выбором и не подавал никакого заявления, все еще пользуются своими трудовыми книжками в их прежнем виде, даже если используемые бланки уже устарели.

Если утрачена или повреждена трудовая книжка сотрудника, необходимо оформить новый документ. Вкладыши применяются тогда, когда в старой трудовой книжке заканчивается место для записей. С начала 2023 года требуется использовать новые формы для ведения книжек и вкладышей.

Эксперты в области интернет-бухгалтерии «Моё дело» подготовили практическое пособие для наших читателей – подробное руководство по составлению отчетности в Пенсионный фонд России, Фонд социального страхования и налоговую инспекцию в 2022 году. В данном пособии содержится 62 страницы четких инструкций с примерами заполнения всех необходимых форм. Это ценный подарок для всех, кто хочет быть в курсе последних требований отчетности и грамотно ее оформить.

Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году

Учебно-методическое пособие, ориентированное на работодателей

Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!

Оставьте свою заявку, заполнив форму ниже, и мы с удовольствием предоставим вам запись.

Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года

С 1 января 2023 года вводится новая модель документа, подтверждающего трудовую деятельность, сроком действия до 1 сентября 2027 года.

На первую страницу было добавлено уточнение, что отчество следует указывать в случае его наличия. То же самое относится к печати работодателя — ее следует проставлять только в том случае, если она имеется.

В разделе «Информация о труде» в настоящее время имеется 14 раскрытий, а в разделе «Информация о наградах» — 7. В предыдущей форме каждый из них содержал по 10.

В третьем пункте информации о деятельности было учтено, что необходимо указывать не только на статью и пункт закона, но и на соответствующий раздел.

При внесении изменений в форму вкладыша к трудовой книжке было указано, что отчество и печать необходимы в случае их наличия. Кроме того, количество разворотов в разделах было изменено.

Существует изменение в порядке создания трудовых книжек — это описано в Приказе Минфина России № 55н от 11 апреля 2022 года. Будущие бланки будут иметь уровень защиты «В» в виде защищённой полиграфической продукции. Это означает, что для предотвращения подделок при изготовлении бланков будет необходимо использовать специальную бумагу, краски и графические элементы, соответствующие техническим требованиям Минфина.

Бланки трудовой книжки для работодателей могут быть предоставлены распространителями — юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, информацию о которых можно найти на официальном веб-сайте производителя. Чтобы приобрести эти бланки, работодатели должны обратиться к производителю или распространителям.

Как заполнять новую трудовую книжку

Существуют несколько общих правил, которыми следует руководствоваться в различных ситуациях.

Нет ограничений по способу заполнения трудовой книжки.

• Чтобы создать уникальный эффект, можно использовать специальные чернила ручной работы, которые обладают высокой устойчивостью к свету. Эти чернила доступны в черном, синем и фиолетовом цветах и могут быть представлены в виде пасты, краски или геля.
• Один из способов осуществления переноса красителей с использованием технических средств заключается в возможности напечатать текст на принтере или аналогичных устройствах.
• Преобразование текста с использованием предварительно нанесенного оттиска штампа или печати.

Есть возможность сочетать и объединять все эти варианты.

При увольнении сотрудника необходимо удостоверить записи о приеме на работу, переводах и увольнении путем подписи работодателя или ответственного за трудовую книжку. Если имеется печать, она также должна быть поставлена. Ранее работнику требовалось ознакомиться с каждой записью и поставить свою подпись в подтверждение.

При одновременном занятии несколькими работами

По желанию сотрудника, можно внести запись о параллельном занятии должности на основном месте работы. Необходимо предоставить подтверждающий документ — оригинал или заверенную копию кадрового приказа, а также справку от работодателя.

Если работник уже не занят по своей основной должности, его можно записать к работодателю на дополнительную работу. Записи могут быть упорядочены по хронологии или в виде блоков, которые включают одновременно информацию о приеме и увольнении.

• Первая графа — это номер, указывающий на порядок записи.
• Пункт 2 — день начала трудовой деятельности в качестве совместителя.
• Пункт 3 — наименование организации, отдела, должности, специальности или профессии с указанием уровня квалификации.
• Пункт 4 включает в себя информацию о дате и номере уведомления о принятии на работу по совместительству.

Даже при отсутствии основного места работы, возможно произвести запись, если совместительство предшествовало трудоустройству.

При смене работодателя

Когда сотрудник покидает компанию из-за перехода на новую постоянную работу у другого работодателя, фиксируется следующая информация:

• Первая графа — это номер, указывающий на порядок записи.
• Дата увольнения указывается во второй графе.
• Графа 3 определяет последовательность перевода работника: по его просьбе или после согласия, указывает название организации или индивидуального предпринимателя, куда происходит перевод. К примеру, «Работник добровольно переведен к другому работодателю в ООО «Василёк» согласно пункту 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, в результате чего трудовой договор был прекращен».
• Пункт 4 представляет собой указ или иное решение о смене названия, содержащий информацию о его дате и номере.

книжку, сотрудникам больше не придется тратить время и деньги на печать и хранение бумажных документов.

В случае, когда трудовой работник выбирает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и выражает желание перейти на электронный формат, он подает соответствующее заявление.

• Первая графа содержит индекс последней добавленной записи.
• Информация о дате получения бумажного трудового документа указывается во второй графе.
• Запись в графе 3 гласит следующее: «Было представлено письменное заявление с просьбой предоставить информацию о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
• В пункте 4 указывается информация о запросе на переход к использованию электронной транспортной карты (ЭТК), а также дата и регистрационный номер данного запроса.

Сотруднику необходимо передать печатную книгу в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления об изменении информации о работе на электронный формат.

Если сотрудник подает заявление о увольнении менее чем за 72 часа до своего последнего рабочего дня, его трудовую книжку выдают не позднее этого дня.

Если временная смена стала не временной, а постоянной

Внутри организации не ведется документация о временном переводе на другую должность. Она требуется лишь в случае, если временный перевод переходит в постоянный.

• Первый раздел — идентификационный номер.
• Пункт 2 указывает на дату, когда сотрудник начал исполнять свои обязанности в связи с временным перемещением.
• Запись графы номер три представляет собой информацию о перемещении, включающую название подразделения организации, занимаемую должность (работу), выбранную специальность и профессию с указанием достигнутого уровня квалификации.
• Пункт 4 содержит информацию о дате и номере двух приказов (распоряжений), согласно которым сотрудника временно перевели на другую должность, а затем сделали это перевод постоянным.

важно учесть множество факторов. Однако, необходимо помнить, что переименование может привести к негативным последствиям, таким как потеря узнаваемости бренда или путаница среди клиентов. Поэтому перед принятием решения о переименовании организации следует тщательно обдумать все возможные последствия и оценить их влияние на бизнес.

В случае изменения наименования работодателя также осуществляется запись в трудовой документации.

• В первом и втором графах нет содержания.
• Графа 3 теперь называется (новое наименование организации), прежнее название было изменено (дата переименования).
• Пункт 4 — указание или иное решение о смене наименования, дата и идентификатор.

Как вести учёт трудовых книжек и вкладышей

В соответствии с пунктами 39-40 Порядка, работодатели обязаны фиксировать информацию о передвижении трудовых книжек и вкладышей, которые были приняты от работников при их приеме на работу, а также о чистых бланках, которые предназначены для замены утерянных или испорченных документов.

Самостоятельно разработанные бланки могут быть использованы для этой цели. Не требуется ни прикреплять их сургучной печатью, ни опломбировать. Книги или журналы, содержащие учетные данные, следует пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью работодателя. При наличии печати она должна быть проставлена.

Как только наступил 1 сентября 2021 года, появились два новых документа, которые все работодатели обязаны предоставлять в Минтруд.

• книга, содержащая информацию о перемещении трудовых книжек и вкладышей;
• Учёт чистых бланков ведётся в строгом соответствии с прибыльно-убыточной документацией.

До тех пор, пока не будут израсходованы, можно продолжать вести эти учетные книги.

Моё дело Бюро

Платформа справочно-правовых ресурсов разработана специально для специалистов в области бухгалтерии, юриспруденции, кадрового делопроизводства и профессионального консультирования.