Что такое акт выполненных работ и для чего он нужен

Предприниматель окутал обивкой кресла для клиента из кафе, и затем оба они оформили документ об успешно выполненных работах.

Данный документ подтверждает завершение предоставленных услуг со стороны подрядчика и принятие результатов заказчиком. Он также известен как акт приема-передачи выполненных работ. Документ имеет важное значение для осуществления налогового и бухгалтерского учета, а также может быть использован в случае возникновения споров в судебном порядке.

Я расскажу, кто обязан подписывать акт выполненных работ и в каких ситуациях, а также поделюсь советами о том, как правильно оформить этот документ.

Электронная рассылка предназначена для предпринимателей, которые владеют собственным делом.

В каких случаях нужен акт сдачи-приемки выполненных работ

Подписание акта осуществляется после завершения выполнения работ по договору на оказание бытовых или строительных услуг или по договору о выполнении работ.

Акт сдачи-приемки — это официальный документ, который используется компаниями для отчетности о доходах и расходах в бухгалтерском и налоговом учете. Предпринимателям он необходим для налоговой отчетности, ответов на запросы банков и при проведении налоговых проверок. В случае, если организация или индивидуальный предприниматель заключает договоры или выполняет работы, акт сдачи-приемки становится неотъемлемой частью процесса.

В офисе компании была проведена ремонтная работа по восстановлению кофемашины, которую успешно осуществил предприниматель. Обе стороны официально оформили акт выполненных работ, который является подтверждением расходов со стороны компании и доходов со стороны предпринимателя.

Подтверждение доходов и расходов, связанных с выполнением работ, можно осуществить через предоставление других закрывающих документов, таких как универсальный передаточный документ. При необходимости подписания акта, принимаемое решение определяется сторонами сделки и обычно оговаривается в договоре. Если сторонам договора не требуется счет-фактура или они желают дополнить документ своими реквизитами, то наиболее удобным вариантом будет использование акта выполненных работ. Например, в акте можно указать информацию о менеджере, ответственном за данную сделку.

При сотрудничестве с самозанятым необходимо ли предоставлять акт выполненных работ? Для подтверждения каждого платежа самозанятому требуется чек, который создается в приложении «Мой налог». Это уже достаточно для учета налогов. Акт может быть использован как дополнительный документ и составляется по желанию сторон.

В случае необходимости, компании могут обратиться к акту, с целью повышения первоначальной стоимости основного средства.

Если самозанятый человек успешно завершил работы, в результате которых стоимость активов значительно возросла.

Служащий, работающий как фрилансер, установил сигнализацию в автомобиль, принадлежащий компании. Сумма, затраченная на работы, включая стоимость самого оборудования, увеличила изначальную стоимость транспортного средства. Бухгалтер организации проведет запись о повышении стоимости в учете на основе акта выполненных работ.

Требуется ли акт выполненных работ для индивидуального предпринимателя? Предприниматель может выступать в роли подрядчика или исполнителя работ. В данных случаях акт необходим для подтверждения того факта, что заказчик принял выполненные работы и не имеет никаких претензий к индивидуальному предпринимателю, а также для того, чтобы предприниматель имел право на получение оплаты за выполненные работы.

В случае, когда предприниматель выступает в роли заказчика работ, акт становится необходимым документом, подтверждающим его право на получение результата выполненных работ. Например, таким документом может быть акт о владении построенным подрядчиком ограждением.

При осуществлении предпринимательской деятельности по общей системе налогообложения (ОСНО), упрощенной системе налогообложения (УСН) и едином налоге на вмененный доход (ЕНВД) предпринимателям требуется подтверждать свои затраты в налоговом учете. Акты по выполненным работам служат именно таким подтверждением расходов. В других системах налогообложения такие документы могут быть требованы при проверке контрагента со стороны налоговых органов.

Если индивидуальный предприниматель перечисляет значительную сумму исполнителю, банк также может потребовать предоставления акта выполненных работ.

Акт выполненных работ: образец в 2025 году

Когда речь идет о приемке строительных работ, необходимо обязательно составлять акт выполненных работ в соответствии с определенной формой. Для этой цели наиболее часто используется форма КС-2.

При заключении соглашения о субподряде или соглашения о выполнении неконструкционных работ, акт составляется без ограничений в форме. Представлю, что необходимо включить в данное соглашение.

В акте обязательно должны содержаться данные первоначального учетного документа.

1. Документ под названием «Отчет об осуществлении производственных операций, проведенных операций или заключении по проведенным операциям» также может содержать указание на вид операций.
2. Дата формирования.
3. Наименование организации или полное имя лица, которое составило данный документ, является либо представителем исполнителя, либо заказчиком.
4. В отчете о проделанной работе необходимо точно указать выполненные виды работ в соответствии с договором. Например, если договор предусматривает покраску стен офиса, то в акте необходимо указать именно это, а не обобщенное понятие «отделочные работы». В противном случае возможны недоразумения со стороны налоговой службы.
5. Размер выполняемых задач. При определенных размерах работ, таких как квадратные метры, штуки или километры, цена указывается за каждую единицу и общий объем.
6. Цена за предоставляемые услуги.
7. Служебные позиции, фамилии, инициалы и автографы лиц, осуществляющих проверку документации от имени заказчика и исполнителя.

Данный документ представляет собой акт завершения работ и передачи их заказчику. В нём прописаны все выполненные работы, их стоимость, а также отмечено отсутствие каких-либо претензий у заказчика в отношении исполнителя. Оба участника согласны с данным актом и подписали его.

В некоторых случаях в процессе проверки работы могут быть обнаружены недостатки, которые следует отметить в соответствующем документе. Например, мебель может не соответствовать заданным размерам или стены могут быть окрашены не в том цвете.

Почему необходимо включать отчет о недостатках в документ о выполненных работах

При проверке выполненных работ по договору подряда, включая работы в сфере строительства, необходимо обратить внимание на качество выполнения. Если обнаружены недочеты или недостатки, их следует отразить в соответствующем акте. По этому основанию заказчик имеет право потребовать:

• Вознаградить за исправление недостатков в приемлемые сроки.
• снизить цену завершенных заданий в соответствии с их объемом;
• Если в договоре предусмотрено, что заказчик имеет право самостоятельно устранять недостатки, то он может быть возмещен за затраты на это.

В случае возникновения разногласий, клиент может указать на недостатки только в случае, если они были отмечены в акте или если в нем была указана возможность предъявления требований о их устранении в дальнейшем.

Если клиент даст свое письменное согласие на приемку без учёта замечаний и после обратится в суд, то там может быть принято решение, что у него нет права ссылаться на обнаруженные недостатки. Однако это правило применимо только к недостаткам, которые можно было заметить во время приемки, то есть обнаружить «невооруженным глазом». Например, видно, что оттенки уложенной плитки различаются.

Мне также советуется включать информацию о недостатках в акт для других типов соглашений. Такой документ может быть использован в качестве письменного доказательства в суде. Например, если необходимо доказать заказчику, что он законно не выплатил за работы или выплатил только частично.

Как выглядят правильные образцы заполнения УПД: примеры

Универсальный передаточный документ (УПД) выполняет функцию первичного документа и счета-фактуры. Какие данные нужно указывать в этом комплексном документе? Как отличается заполнение товарной накладной, акта выполненных работ, счета-фактуры и УПД на их основе? Существует ли общепринятая форма УПД? Чтобы получить ответы на эти вопросы, давайте рассмотрим примеры заполнения УПД на 2020 год для различных операций, которые доступны для скачивания.

• Каким образом следует подписывать УПД и кто должен осуществить эту подпись?
• Как лучше организовать внедрение Универсального Первичного Документа (УПД)?

Зачем придумали УПД

Главная цель УПД заключается в упрощении процесса обмена документами путем замены нескольких документов на единственный.

Изначально предприятия, использующие основную среду налогообложения, предоставляли своим партнерам пакет документов, включающий товарные накладные, акты и счета-фактуры, помимо других. При этом информация, содержащаяся в накладных/актах и счетах-фактурах, дублировалась. Чтобы исправить эту ситуацию, был разработан универсальный передаточный документ (УПД). Его универсальность заключается не только в том, что он комбинирует функции первичных документов и счета-фактуры, но также в том, что в одном УПД можно указать информацию о продаваемом товаре/продукции, а также о выполненных работах/оказанных услугах. То есть, УПД может заменить до 6 различных документов.

Создадим схему, где представим различные действия, для которых может быть оформлен УПД.

В данной статье представлены возможности загрузки разнообразных образцов заполнения Универсального передаточного документа (УПД) на 2020 год. Кроме того, мы предоставим подробные инструкции по заполнению спорных реквизитов УПД.

Обязательно ли применять УПД

Применение УПД – это необязательная процедура, поэтому для оформления сделок можно использовать различные пакеты документов. Возможно, действовать по старому привычному способу и составлять накладные и акты, а также можно воспользоваться УПД. Кроме того, допускается использование одного набора документов с определенными контрагентами, а с другими – другой набор.

Обычно, в договоре четко указан перечень документов, которые должны быть представлены для закрытия сделки. Поэтому необходимо заранее позаботиться об определении, какие документы следует оформить и обсудить этот вопрос с партнерами.

С начала 2013 года была отменена обязанность использования унифицированных форм документов. В настоящее время возможно разрабатывать собственные бланки, принятие которых утверждается учетной политикой предприятия. Единственное требование — наличие обязательных реквизитов, включая заполнение универсального передаточного документа.

Какой бланк использовать для УПД

При создании Универсального платежного документа было использовано представление счета-фактуры. Стандартный образец УПД в соответствии с письмом ФНС России от 21.10.2013 года № ММВ-20-3/96.

Как уже упоминалось, этот шаблон можно применять в качестве рекомендуемого. Кроме того, возможно включение других реквизитов или исключение некоторых уже существующих. То есть, оставляем только те, которые являются обязательными в соответствии с законом.

Рассмотрим способы корректного заполнения образца универсального передаточного документа (УПД).

Пояснения по некоторым реквизитам УПД

Примечаем внимание на оформление каждого образца заполнения универсального передаточного документа (УПД) в отношении различных реквизитов.

Информационный документ о передаче груза, известный как Универсальный передаточный документ (УПД), требует особого внимания в торгово-экономической сфере. УПД является основанием для осуществления операций с товарами и услугами и подтверждает факт их передачи от одного лица к другому. Благодаря своей электронной форме, УПД обеспечивает прозрачность и надежность взаимодействия между участниками рынка, что способствует эффективному управлению бизнес-процессами. Важно отметить, что УПД является юридически значимым документом и должен соответствовать установленным требованиям и правилам. Его правильное использование и адекватная обработка позволяют избежать неприятных последствий и обеспечить надежность и прозрачность взаимодействия на рынке товаров и услуг.

Это поле может быть заполнено двумя способами:

Статус является неотъемлемым элементом УПД.

Идентификатор товара/работы/услуги (пункт Б)

Одной из часто вызывающих вопросы реквизитов является графа Б. Необязательно указывать код товара в УПД, поэтому этот реквизит можно исключить из нашей собственной разработанной формы. Однако, если мы решим оставить его, то…

• для определения видов деятельности и выполнения задач возможно применение кода ОКВЭД в данном поле
• Для идентификации товаров используется специальный артикул.

Идентификатор товара (столбец 1а)

Очевидно, что данное поле применяется исключительно для продуктов. Более того, не для всех товаров, а только для тех, которые были экспортированы в страны ЕАЭС из Российской Федерации.

Место происхождения товара (пункты 10, 10а, 11)

Совершают заполнение для продукции, происходящей из другой страны, не являющейся Российской Федерацией.

Подписи руководителей

Необходимо обязательно заполнять подписи в УПД. Поскольку УПД состоит из первичного документа и счет-фактуры, то правила заполнения передаточного документа в отношении подписей ответственных сторон можно разделить на две части.

• Ответственность за подписание счета-фактуры возлагается на генерального директора и главного бухгалтера.
• Лица, связанные с осуществлением процесса доставки товаров/работ/услуг (приема товаров/работ/услуг), могут подписывать часть, относящуюся к первичным этапам.

Если необходимо, чтобы одно и то же лицо подписывало документ, разрешается поместить подпись в одно из полей, а в остальных указать только фамилию и должность.

УПД при различных операциях

В дальнейшем рассмотрим разные примеры заполнения Уведомления о передаче товаров (работ, услуг).

Учетно-платежная документация, относящаяся к услугам с учетом налога на добавленную стоимость.

Возьмем, например, ситуацию, когда компания оказывает консультационные услуги и применяет общую систему налогообложения. Представим пример заполнения унифицированного платежного документа (УПД) на оказание данных услуг.

Актуализация данных на предоставление услуг без учета налога на добавленную стоимость.

Сотрудники, работающие в специальном режиме, должны проявлять особую тщательность при заполнении учетных платежных документов. Если компания-неплательщик НДС выставит счет-фактуру, где указана сумма налога, она будет обязана уплатить этот налог в бюджет и указать его в налоговой декларации.

Примечание: при использовании УПД в качестве первичного документа, специальный режим автоматически устанавливает статус УПД на значение «2».

Представлен пример УПД на предоставление услуг без учета НДС.

Универсальный перевозочный документ играет важную роль при осуществлении перевозок.

Если фирма осуществляет продажу товаров и применяет общую систему налогообложения, она может использовать Универсальный передаточный документ (УПД) вместо стандартного комплекта товарно-транспортной накладной и счет-фактуры для оформления сделок.

Вот образец заполнения универсального передаточного документа (УПД) в соответствии с информацией о проведенных операциях:

Процедура заполнения формы УПД на реализацию без учета НДС аналогична процедуре заполнения формы УПД на оказание услуг без учета НДС. Рекомендуется внимательно следить за следующими моментами:

• статус документа, который указывал на УПД как первичный, оставался неизменным и равнялся «2».
• В отчете обнаружено отсутствие информации о налоге на добавленную стоимость в разделах 7 и 8.

При объединении реализации товаров и оказания услуг, перестройка деятельности предприятия обязательно требует внимательного и основательного анализа.

Давайте теперь рассмотрим правильное оформление примера заполнения универсального передаточного документа (УПД), который демонстрирует одновременную отгрузку товаров и выполнение работ.

В данном случае нет никаких конкретных инструкций. В таблице нужно указать все виды выполненных операций. Оплата товаров/продукции должна быть выполнена только после завершения работ (начальный платежный документ не выставляется).

При заполнении аналогичной бумаги специалистом, необходимо также учитывать состояние документа («2») и не допускать указания НДС в соответствующих разделах.

Унифицированный паспорт документов (УПД) является важным средством оптимизации документооборота в компании. Этот документ заменяет множество разнообразных отгрузочных документов, таких как накладные, акты выполненных работ и счета-фактуры.

Возможность получения УПД распространяется на все владеющие хозяйственной деятельностью субъекты, включая и те, которые работают в специальных режимах.

Порядок заполнения документов для лиц, не уплачивающих НДС, отличается от процедуры заполнения для тех, кто применяет общую систему налогообложения.