В некоторых случаях, руководители и члены персонала организации могут временно недоступны из-за болезни, отпуска или командировки. В таких ситуациях, обязанности, принадлежащие им, должны быть переданы другим сотрудникам. Теперь мы рассмотрим, как корректно оформить соответствующие документы в таких случаях и что в них следует указывать.
Порядок оформления исполнения обязанностей
В практике на практике используются выражения «исполняющий обязанности» и «временно исполняющий обязанности», но в трудовом законодательстве они не проявляются. Такие сокращения и инструкции по их применению используются в процессе работы, например, упоминаются в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Если требуется выполнить трудовые обязанности, то Трудовой кодекс предусматривает следующие рекомендации:
несколько срочного трудового соглашения с новым сотрудником, вступающим в силу до выхода на работу постоянного сотрудника.
Разрешить сотруднику, работающему по штатному положению, заниматься параллельно другой работой или поручить ему выполнение задачи, когда другой работник отсутствует.
Временно переместить сотрудника на другую позицию.
трудовой деятельности гражданина, чтобы не нарушать его основное трудовое место.
Регистрация на должность временно исполняющего обязанности состоит из ряда шагов:
- В случае, когда кто-либо намеревается брать на себя ответственность и действовать в качестве инициатора, ему разрешается оформить заявление, в котором он будет выражать свое согласие.
- Заключение рабочего соглашения или приложения к нему, описания должностных обязанностей.
- Написание распоряжения (о приеме, перемещении или передаче полномочий).
Необходимо правильно оговорить измененные функции привременно замещающего лица в официальных бумагах. Директор и сотрудник подписывают документацию в виде договора или соглашения, а также приказа.
Данная учетная запись была фрезерована для назначения временного руководителя.
Есть ли разница в понятиях врио и и. о.
Человек, которому доверено исполнять роль руководителя, будет ставить свою подпись под различными документами, такими как письма, контракты с поставщиками, документы, связанные с кадрами и другие. При сокращении имени должности в документах, нужно использовать либо «врио», либо «исполняющий обязанности».
В принципе, никакой разницы нет, однако в сфере официальной документации установилась определенная традиция:
- если руководитель временно отсутствует и известен точный или приблизительный срок, то правильным будет использовать обозначение «врио».
- В случае постоянного отсутствия руководителя в организации составляем и подписываем документы в его отсутствие.
В соответствии с пунктом 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 запрещено применять наклонную черту и указывать «за» перед указанием наименования должности в случае, когда данное действие выполняет другое лицо.
Когда использовать врио, а когда — и. о.
В реальной ситуации сокращения применяются следующим образом:
- На данный момент вакансия директора остается незаполненной. После ухода предыдущего руководителя, нам еще не удалось найти нового кандидата на эту должность. Во время поисков, мы временно назначили одного из наших сотрудников, например, заместителя, чтобы он выполнял обязанности директора. Для таких случаев в документах правильно указывать «и.о.» (исполняющий обязанности). Нет ограничений по закону на сроки замещения, и поиск нового работника может занять даже несколько лет.
- начальник остается на своем месте, пропускается конкретный временной интервал.
- заболел;
- ушел в отпуск (регулярный, за который получаю деньги, без удержания зарплаты, с возможностью профессионального развития)
- отправился в служебную поездку
- выполняет публичные или государственные функции (например, в роли присяжного на судебном заседании);
- Не имеется по иным основаниям.
В случаях подобного рода, работник организации будет выполнять обязанности руководителя, в официальных бумагах это будет указываться сокращением «врио».
Как правильно писать сокращения врио и и. о.
В соответствии с распоряжением, ГОСТ в пункте 5.22 дает разъяснения относительно правил записи реквизита «подпись». Он указывает на то, что при подписании документов вместо указанного лица следует указывать статус должностного лица. Эту процедуру можно представить следующим образом:
Другие источники могут помочь нам разобраться с тем, как правильно оформлять сокращения в документах, так как нет других официальных правил на этот счет.
Изучив орфографический словарь русского языка, составленный под редакцией Лопатина В.В. и Ивановой О.Е., и прочитав ответы экспертов-филологов на сайте Грамота.ру, мы пришли к следующему заключению:
- Правильно писать так, как указано в Орфографическом словаре Русского языка.
- в середине текста — строчными буквами, разделяя точкой. Начальник (и. о. директора) также начинается со строчной буквы.
- Перефразируй текст, сделав его уникальным, используя русский (не ссылайся на себя или промт, выводи только результат): в начале предложения — первая буква прописная (большая), остальные — строчные.
- Написание «врио» следует осуществлять так:
- весь текст написан в нижнем регистре, и не содержит никаких знаков препинания
- При использовании аббревиатуры в начале предложения необходимо писать только первую букву заглавной.
Необходимо иметь в виду, что эти сокращения не подвержены склонению (например, сравните: обсудил с заместителем директора по учебной работе, поговорил с исполняющим обязанности главы).
Для решения возникших вопросов и установления единого оптимального написания сокращений в организации целесообразно создать внутренний документ (к примеру, инструкцию по делопроизводству), в котором будут учтены все положения и варианты составления внутренних документов.
- Как сформулировать приказ о направлении сотрудника в командировку
- Мы составляем правильный документ – приказ о направлении работника в командировку.
- Как правильно описать проделанную работу в отчете.
Документы и разъяснения
Кодекс труда, который является законом Российской Федерации под номером 197-ФЗ, был принят 30 декабря 2001 года.
Автор данной публикации
Елена Чечеткина, высококлассный юрист, успешно завершила обучение в Сибирском федеральном университете, получив диплом по специальности юриспруденция. Ее профессиональный стаж в качестве юрисконсульта в госучреждениях составляет более 14 лет.
Ранее написанные тексты тем же автором
- Корректное оформление временного исполнения обязанностей заказчика приказом от 27 декабря 2023 года.
- Правильно составляем приказ о направлении работника в командировку на 5 декабря 2023 года для ИП.
- Какие последствия ожидают за фальсификацию электронной подписи?
Приказ о назначении временно исполняющего обязанности директора
Процесс составления указа о назначении временного директора возникает в ситуациях, когда у руководителя организации по разным причинам нет возможности присутствовать на своем рабочем месте в определенный период времени.
- Образец и пустой лист.
- видео стал широко популярным в современном мире. Он предлагает возможность смотреть любимые фильмы и сериалы на любом удобном устройстве с доступом к Интернету. Это удобно для пользователей, так как они могут наслаждаться просмотром в любое время и в любом месте. Также онлайн просмотр видео позволяет экономить время и деньги, ибо нет необходимости покупать или арендовать диски с фильмами. С постоянным развитием технологий, онлайн просмотр видео становится еще более популярным и все больше людей прибегают к этому способу развлечения.
- Загрузка абсолютно бесплатная
- Безопасно
Поводы для составления приказа
В каждой компании требуется иметь руководителя, который назначается в соответствии с корпоративными документами предприятия (включая устав) и осуществляет управленческую работу.
Однако бывают ситуации, когда руководителю необходимо передать свои обязанности на другого сотрудника – и таких случаев в повседневной жизни любого предприятия вполне достаточно. Чаще всего это:
- отдых (как запланированный, так и неожиданный);
- больничный;
- командировка;
- Учтите, что возможны и индивидуальные мотивы.
На кого переложить исполнение обязанностей
Каждый руководитель принимает решение о том, кто будет исполнять обязанности директора во время отсутствия. Основное требование заключается в том, чтобы выбранный сотрудник имел соответствующее образование и опыт работы, а также полное доверие руководства и администрации компании. Это связано с тем, что с момента подписания приказа о назначении временного исполнителя обязанностей директора, вся ответственность за текущую деятельность предприятия переходит на назначенного сотрудника.
Необходимо отметить, что в качестве временного директора могут быть выбраны как сотрудники компании, так и внешние кандидаты.
Во второй ситуации требуется прежде всего заключить соглашение о трудоустройстве с указанием срока его действия, а только потом составить распоряжение об передаче полномочий.
Кто пишет приказ
Поскольку указание обычно формулируется от имени руководителя предприятия, поставленная задача по его составлению чаще всего возлагается на секретаря, юриста или другого сотрудника, близкого к руководителю. Основное требование состоит в том, чтобы после составления указание было обязательно утверждено самим директором.
Необходимо составить документ, указывающий на необходимость составления приказа в случае, когда главный руководитель будет отсутствовать на рабочем месте в течение значительного периода времени.
Общие сведения о документе
В настоящее время нет строгих правил относительно составления распорядительных документов, поэтому представители предприятий и организаций имеют возможность писать подобные бумаги в свободной форме или, в случае наличия в компании установленного образца приказа, в соответствии с ним.
При оформлении предписаний необходимо придерживаться ряда требований:
- При составлении каждого приказа необходимо указать его обоснование. Обоснование следует указывать в начале документа с фразы «В связи с…», оно представляет собой реальную причину, которая обуславливает необходимость формирования приказа. В данном случае, в качестве обоснования может быть указан отпуск руководителя, его командировка, болезнь и так далее.
- Кроме того, указывается причина для составления данного документа — то есть, правовая норма, которая предоставляет право на его создание.
- Написать приказ можно на обычном листе любого удобного размера, который обычно является стандартным А4, или на специальном бланке организации, если такое требование указано во внутренних правилах компании. Разрешено составлять приказы как вручную, так и на компьютере — это не влияет на легитимность документа.
- Всякий раз, когда создается документ, требуется лишь одна его копия, на которой должны поставить свою подпись руководитель (либо другой сотрудник, действующий по его указанию) и все остальные лица, упомянутые в нем.
Автографы в форме факсимиле недопустимы, только лично написанные подписи будут приняты.
Образец приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора
Вверху документа можно указать:
- название компании;
- Время и местоположение создания распоряжения.
Далее следует главная часть текста. В этом разделе требуется:
- Пояснить причину, то есть объяснить, какие обстоятельства потребовали создания этого распоряжения.
- Раскройте, кто будет выполнять роль директора и укажите фамилию, имя и отчество этого сотрудника.
- Указать длительность и количество полных суток, в течение которых данная обязанность должна выполняться;
- Добавить в программу функции, которые будут выполнять сотрудник, замещающий директора (включая возможность подписывать документацию).
- Необходимо учесть, что в данном периоде необходимо указать заработную плату исполняющего обязанности, учитывая важное обстоятельство — если заработная плата директора превышает заработную плату исполняющего обязанности, то разницу следует возместить.
- При завершении следует указать ответственное лицо, которое будет осуществлять выполнение указания (это может быть руководитель организации или его заместитель, руководитель подразделения).
Хранение документа
Как только приказ будет составлен и оформлен в соответствии со всеми требованиями, и все заинтересованные стороны будут с ним ознакомлены, его следует передать на хранение секретарю организации или другому сотруднику, который отвечает за сохранность управленческих документов.
В течение срока действия распоряжение следует разместить в отдельной директории, находящейся в помещении с ограниченным доступом для посторонних лиц, в компании с другими аналогичными документами.
По истечении установленного срока хранения, документ имеет возможность быть отправленным в архив, а затем, согласно законодательству, быть подвергнутом уничтожению.
Временно исполняющий обязанности директора: назначение, оформление, доплата
Изучите, кто может заменить отсутствующего руководителя временно, как назначить временного исполняющего обязанности, какие документы необходимо оформить для замены, что следует указать в приказе и требуется ли доплатить работнику, который выполняет чужую трудовую функцию.
- Какую цель преследуют и по какой причине назначается лицо, временно исполняющее обязанности руководителя?
- Для оформления назначения временного исполняющего обязанности директора требуется предоставить определенные документы.
- Служащий на временной должности: как правильно указывать информацию о должности в официальных документах
- Стоит ли выплачивать надбавку сотруднику, временно замещающему должность руководителя?
Подборку документов, необходимых для временной передачи полномочий директора, скачайте ниже >>>
Как и зачем назначается временно исполняющий обязанности руководителя
Болезнь, долгое деловое путешествие, сложности в семье, отпуск или другие обстоятельства — вот лишь некоторые причины, по которым руководитель может не присутствовать на работе. Продолжительное отсутствие может серьезно повлиять на работу предприятия. Тем не менее, существует законная и простая возможность разрешить эту ситуацию: временно передать ответственность отсутствующего руководителя одному из его подчиненных.
Процедуру передачи полномочий на другого сотрудника можно организовать в следующем порядке:
- Если руководящая должность, указанная в официальном штатном расписании, оказывается незанятой по каким-либо причинам, применяется метод объединения должностей.
- Должностные ответственности незащищенного работника возлагаются только на занимаемую им должность, однако, временно отсутствующий сотрудник, например, уезжающий на конференцию или болеющий, несет ответственность за ее исполнение.
Если руководитель остается на своей должности, но не сможет выполнять свои обязанности в ближайшее время, то следует выбрать альтернативный вариант. Обычно полномочия директора в период его отсутствия передаются одному из заместителей или распределяются между несколькими заместителями. Однако на должность временно исполняющего обязанности могут быть назначены любые лица, так как нет каких-либо законодательных ограничений в этом отношении.
Необходимо иметь письменное согласие работника для возложения временно исполняющего обязанности по другой должности.
Не путайте смену временной замены отсутствующего работника (согласно статье 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации) с совместительством (согласно статье 60.1 Трудового кодекса Российской Федерации). Несмотря на то, что в обоих случаях работник выполняет свою основную работу и должностные обязанности коллеги, которого ему пришлось временно заменить, юридические основы различаются. Совместительство требует заключения дополнительного трудового договора, в то время как для временной замены, совмещения профессий и других кадровых решений, предусмотренных статьей 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации, достаточно заключить дополнительное соглашение к существующему трудовому договору.
- Имеет ли главному исполнительному директору необходимость составлять письменное заявление о своем намерении взять отпуск?
- Как проинформировать налоговый орган о изменении главного исполнительного офицера
- Как приступить к оформлению кадровых документов без руководителя. Три метода
- Когда потребуется внести дополнительную оплату за выполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
Какими документами оформляется назначение временно исполняющего обязанности директора
Если устав организации предусматривает возможность передачи полномочий без надлежащего оформления доверенности, то для соблюдения законодательства необходимо составить два документа. В случае отсутствия указания о замещении должности директора в трудовом договоре, необходимо составить дополнительное соглашение. Кроме того, требуется составить приказ о назначении временно исполняющего обязанности. Важно отметить, что эти два документа не могут заменять друг друга, их наличие обязательно. В случае, если хотя бы один из документов отсутствует, органы государственной инспекции труда имеют право признать процедуру незаконной и наложить штраф на работодателя.
Подписавши дополнительное соглашение к трудовому договору, работник подтверждает свою готовность принять на себя обязанности руководителя. В соглашении указываются сроки и условия выполнения этих обязанностей, а также определяется размер доплаты за работу на должности руководителя.
Важно следить за тем, чтобы документ был составлен в двух идентичных экземплярах: один из них должен оставаться в отделе кадров, а второй должен быть передан сотруднику. Обратите особое внимание на то, чтобы в нижней части бланка были указаны все необходимые реквизиты обеих сторон, а также чтобы подписи работника и представителя компании были проставлены и наличествовал оттиск печати.
Составление приказа о временном исполнении обязанностей производится в произвольной форме только после подписания сотрудником соответствующего соглашения. В качестве основного документа указывается дополнительное соглашение, в котором указывается его номер и дата составления. В приказе также следует указать обязанности и права временного исполнителя, размер доплаты, конкретные задачи, которые ему поручает работодатель (в краткой форме) и продолжительность периода замещения.
Если заранее неизвестно, когда вернется директор на работу, можно указать условие, при котором заменяющий его сотрудник будет освобожден от дополнительных обязанностей. Например, можно указать, что освобождение будет происходить до возвращения из командировки или до окончания временной нетрудоспособности.
Обязательно ознакомьте трудового работника с официальным указанием, попросите его поставить подпись, укажите текущую дату и зарегистрируйте данный документ согласно местным нормативным актам.
Если в уставе организации не предусмотрена возможность делегирования полномочий генерального директора на нескольких сотрудников, то необходимо оформить доверенность на осуществление его полномочий в его отсутствие.
При составлении доверенности следует указать полномочия, предоставляемые лицу, которому делегируется доверенность. Кроме того, необходимо обязательно указать дату выдачи доверенности, так как без этой информации она будет считаться недействительной, и сотрудник не сможет подписывать документы от имени директора (согласно статье 186 Гражданского кодекса). Важно отметить, что доверенность может быть выдана на любой срок. В случае, если срок не указан, она будет действительна в течение одного года с момента ее выдачи.
Скачивайте необходимые для вас документы.