Универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и накладной

Два года назад, Федеральная налоговая служба в своем письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ рекомендовала налогоплательщикам применять универсальный передаточный документ (УПД), который может заменить накладную (акт) и счет-фактуру. Многие специалисты по бухгалтерии отнеслись к этой возможности с осторожностью, поскольку Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Вместо этого, в статье 169 НК РФ четко указано, что основанием для принятия к вычету НДС является счет-фактура. В таком случае, что делать бухгалтеру? Существует ли риск при использовании УПД в работе? Давайте попробуем разобраться в этих вопросах, выявим преимущества и недостатки использования универсального документа.

УПД — это документ, который полностью повторяет реквизиты счета-фактуры. Благодаря этому, можно принимать НДС к вычету на основании УПД. Более того, в документе содержатся основные элементы накладной ТОРГ-12, такие как основание отгрузки, даты отгрузки и получения товаров (услуг, прав) и подписи ответственных лиц. В общем, УПД может заменить и другие документы, такие как акт выполненных работ (услуг), накладная на отпуск материалов на сторону М-15 и акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ соответствует всем требованиям первичного учетного документа, поэтому покупатель имеет право признать расходы на основании УПД.

Полные детали использования, порядок заполнения и отображения УПД в журнале покупок и продаж можно найти в письме от ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Представим основные особенности использования универсальных документов.

Применение УПД является важным аспектом в различных сферах деятельности и требует строгого соблюдения установленных порядков.

Организации и индивидуальные предприниматели могут применять универсальный передаточный документ (УПД) на любой системе налогообложения. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения (УСН) или единому сельскохозяйственному налогу (ЕСХН), могут использовать УПД в качестве основного документа с кодом «2» для подтверждения расходов в целях налогообложения, согласно письму Федеральной налоговой службы России от 05.03.2014 года № ГД-4-3/3987.

Комитенты и продавцы, осуществляющие операции, не подлежащие налогообложению НДС, имеют возможность составлять Уведомления об изменении данных (УПД) с указанием статуса 2 при отгрузке товара.

Если компания решает использовать универсальный документ для бухгалтерского и налогового учета, она обязана зарегистрировать это решение в своей учетной политике. Кроме того, необходимо утвердить форму УПД, которая будет использоваться в организации.

Полностью переходить на использование УПД не требуется. Даже при заключении единого договора, включающего несколько поставок, можно формировать как привычные документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждается письмом ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963. О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, говорится в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664.

Если компания перешла на использование всеобщих переводных бумаг, нет необходимости информировать об этом покупателей. При этом покупатели не могут требовать от поставщика выставлять счета-фактуры вместо переводных бумаг. Некоторые поставочные договоры содержат указание на документы, которые продавец составляет при отправке товаров (работ, услуг). В таком случае необходимо составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия использования всеобщих переводных бумаг.

Статус электронного первичного документа

В левой части бумаги следует указать одно из двух положений. Положение номер 1 говорит о том, что бумага одновременно является и передающей документацией (накладной, актом), и счетом-фактурой. Положение номер 2 означает, что перед вами только передающий акт. Если продавец составил УПД с положением номер 2, необходимо также составить счет-фактуру (применимо для организаций, занимающихся НДС).

В соответствии с выбранным статусом необходимо заполнить данные универсального документа. Первый статус предполагает заполнение всех реквизитов УПД. Такое требование основано на нормах, предъявляемых к первичным документам (согласно статье 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и также к счетам-фактурам (согласно пунктам 5 и 6 статьи 169 НК РФ).

При использовании статуса 2 возможно заполнить только необходимые реквизиты для накладной (акта). Это означает, что продавец может не заполнять определенную часть данных УПД.

• Строка 5 «В отношении платежно-расчетного документа»;
• пункт 6 «Включая сумму налога на акциз»;
• пункт 7 «Ставка налогообложения»;
• 1. Пункты 10 и 10а «Место происхождения товара» (цифровой идентификатор и краткое обозначение);
• 11-я графа «Идентификатор таможенного документа».

В бланке УПД имеются пункты, где требуется указать «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). В случае, если на документе имеются печати продавца и покупателя, эти пункты можно оставить незаполненными. Печать должна содержать полное наименование компании.

Информационный характер возлагается на статус документа. Действительный статус УПД зависит от того, содержит ли он все обязательные показатели, касающиеся первичных учетных документов и/или счетов-фактур. В связи с этим, даже УПД с статусом 2 подлежит регистрации в книге покупок и книге продаж, если в нем заполнены все реквизиты.

Дополнительные данные Универсального паспорта документафикации

Использование формы УПД не является обязательным, она только рекомендуется. Налогоплательщик вправе добавлять дополнительные данные в документ согласно пункту 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@.

Учет первичных документов происходит в книгах покупок и книгах продаж.

Клиент, в первую очередь, оформляет УПД в журнале учета принятых и выданных счетов-фактур, после чего — в книге покупок. При этом необходимо следовать установленным Постановлением Правительства РФ № 1137 правилам.

В соответствии с предписаниями, счета-фактуры систематизируются по порядку даты получения. В Удостоверении Приема Денежных средств эта сведение заносится в 16 строку и отражается в разделе 8 книги покупок.

Участник торговли (поставщик товаров, услуг, прав на имущество) оформляет универсальный передаточный документ (УПД) в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, а также в регистре продаж. Несмотря на то, что в УПД присутствуют разные даты (дата составления, отгрузки, получения), в графе 3 регистра продаж следует указывать дату составления УПД (первая строка).

Привилегии Универсального Передаточного Документа

Использование стандартных документов существенно облегчает процесс обращения с документацией.

Существует ряд преимуществ, которые стоит отметить в отношении универсального передаточного документа (УПД).

• оптимизация затрат на печатные материалы
• Все различные формы документов, используемые для различных типов продаж (например, акты услуг, ТОРГ-12, ОС-1, М-15), объединяются в один универсальный стиль, который заменяется Универсальным передаточным документом (УПД).

• Сокращение времени, необходимого для формализации документации;
• Сокращение объема хранилища бумажных записей.

Однако, иногда невозможно обойтись без счетов-фактур. Например, при получении предоплаты необходимо выписать счет-фактуру. В этой ситуации для бухгалтерского учета составление документа не требуется, но для налогового учета это обязательно. Поэтому организация не сможет выписать УПД, так как документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не нужен.

В заключение, можно сказать, что будущее принадлежит универсальным документам. Со временем люди привыкнут к ним, а также к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 года под номером 1137.

Получите советы по исправлению ошибок в УПД из статьи экспертов Норматива.

Изучите подробный материал, в котором описаны особенности заполнения всепригодного документа для внесения исправлений.

УПД в бухгалтерии — что это такое?

Универсальный передаточный документ (УПД) служит для подтверждения различных операций, связанных с товарами, в бизнесе. Он применяется для подтверждения доходов продавца и расходов покупателя. Актуальная форма данного документа определена в приказе ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19 декабря 2025 года. В настоящей статье будет рассмотрено, какие статусы присутствуют у УПД, кто и когда может использовать эти документы, а также в каких ситуациях применение данного типа документа является недопустимым.

Чем отличаются статусы УПД 1 и 2?

• Подтверждение выполнения договорных сделок — это подтверждение передачи прав на определенное имущество, отправку товаров, оформление заказов на услуги, выполнение работ, проведение операций по купле-продаже.
• воспользоваться возможностью получить налоговые льготы;
• осуществлять надзор над учётом налога на добавленную стоимость;
• Упростить процесс обработки документов, поскольку он совместил несколько различных типов основных бухгалтерских записей.

Какие есть различия между УПД в бухгалтерии двух типов — с 1 статусом и со 2 статусом?

Что представляет собой Универсальный платежный документ второй версии?

Документ с кодом УПД 1 указывает на то, что это совмещенная товарная накладная или акт о выполненных работах / услугах с счетом-фактурой. Этот тип документа применяется предпринимателями и организациями, занимающимися деятельностью с НДС. Обычно, организации и индивидуальные предприниматели, работающие на общей системе налогообложения (ОСН), применяют УПД со статусом 1.

Регистрировать данные в книгах о покупках и продажах, а также в специальных журналах для учета счетов-фактур является обязательным требованием.

В бизнесе широко применяются УПД со статусом 2, которые не требуют начисления НДС. Это особенно актуально для компаний и индивидуальных предпринимателей, использующих упрощенную систему налогообложения (УСН).

Применение УПД не является обязательным. Конкретные первичные документы, которыми заключаются сделки, определяются контрагентами по своему усмотрению.

Для обмена УПД в электронном формате можно воспользоваться услугой электронного документооборота. Клиентам Сбербанка полностью бесплатно предоставляется возможность использовать все функции при открытии расчетного счета. Дополнительную информацию о возможных бонусах при открытии расчетного счета в Сбербанке можно получить на данной странице.

Код товара / работ / услуг в УПД — как заполнять?

Вопросов по поводу основных данных в универсальном передаточном документе, как правило, не возникает. Однако у новичков в предпринимательстве часто возникает непонимание, откуда брать коды товаров в УПД, а также работы и услуги.

1. Код продукции. Его значимость определяется в зависимости от адресата и направления доставки товара. Если товар планируется экспортировать за пределы страны, то необходимо заполнить поле 16 счета-фактуры. При экспорте товаров в страны, входящие в Евразийский экономический союз, коды следует искать в классификаторе ТН ВЭД. Если товары реализуются на территории Российской Федерации, допускается указывать артикулы в поле 1а по желанию.
2. В первой колонке, по желанию, можно указать код работ или услуг. Для правильного указания кода следует использовать классификатор ОКВЭД.

Когда УПД нельзя использовать?

для операций, требующих физического присутствия сторон;

1. Если стороны достигли соглашения о использовании других вариантов первичной документации, это может стать более удобным для обеих сторон, поскольку они смогут оформлять отдельные первичные документы, включая товарные накладные ТОРГ-12, счета-фактуры и акты выполненных работ.
2. Если ваша компания функционирует на общей системе налогообложения и получает авансовые платежи или предоплату, то для таких целей необходимо составление отдельного счета-фактуры.
3. Если вы предпочитаете работать с документами на бумаге, это не является запретом, а скорее рекомендацией. У универсального передаточного документа (УПД) существует множество полей, которые при печати могут быть трудночитаемыми для людей с ограниченным зрением. В электронном виде УПД может быть увеличен, что делает информацию, содержащуюся в нем, более доступной.

Кроме того, УПД не имеет возможности заменить такие транспортные документы, как транспортные накладные и экспедиторские расписки.

Заполнение УПД статус 2

В данной статье мы рассмотрим определение и значение универсального передаточного документа (УПД), а также различные варианты его статусов. Особое внимание будет уделено статусу 2 и способам исправления УПД статуса 2 в программе 1С. Также будет представлен пример актуального УПД. Форма УПД является специальным документом, который используется для систематизации информации, представленной в первичной бухгалтерской документации и счетах-фактурах, с целью исключения дублирования информации для экономических субъектов. Стоит отметить, что данный документ имеет рекомендательный характер на законодательном уровне, и каждый налогоплательщик самостоятельно решает, использовать ли УПД в своем бухгалтерском учете или предпочитает использовать собственные формы, разработанные и утвержденные внутри компании, например, универсальный передаточный документ для счетов-фактур и первичной документации.

2. Уровни 1 и 2 документов установленного образца.

Каждый всеобщий передаточный документ обладает определенным реквизитом, который называется «Статус УПД». Этот реквизит содержит информацию о передаточном документе и может принимать одно из двух значений статуса УПД — 1 или 2. При статусе 1 передаточного документа он используется в двух вариантах: в качестве документа учета, который является первичным для бухгалтерского учета и для проверки расходов при расчете налога на прибыль для компании, а также в качестве счета-фактуры для вычета НДС. Нет необходимости создавать еще один счет-фактуру для НДС.

2. Что подразумевает обозначение УПД вторым статусом

Что означает статус 2 в Универсальном Передаточном Документе (УПД)? Данный статус применяется только к УПД, который является первичным учётным документом. Упрощенная система расчёта налогов позволяет налогоплательщикам использовать УПД со статусом «2» без необходимости вычета и выплаты НДС. Также, стоит отметить, что УПД со статусом «2» может использоваться плательщиками налогов при отгрузке товара от комитента к комиссионеру или в случаях, когда реализация товаров осуществляется за пределами Российской Федерации, то есть территория реализации не подлежит обложению НДС. Одной из особенностей заполнения УПД со статусом «2» является то, что необязательно заполнять следующие поля (которые обязательны только для счетов-фактур): ● «К платёжно-расчётному документу» — 7-я строка; ● «В том числе сумма акциза» — 6-я графа; ● «Налоговая ставка» — 7-я графа; ● «Цифровой код страны происхождения товара» — 10-я графа; ● «Краткое наименование страны происхождения товара» — графа 10а; ● «Номер таможенной декларации» — 11-я графа. Важно отметить, что если плательщик НДС выполняет все необходимые требования для заполнения УПД, относящиеся только к счетам-фактурам, но по ошибке указывает статус «2», то данный УПД все равно дает право на налоговый вычет.

4. Корректировка УПД, имеющих статус 2 в программе 1С.

может основываться на порядке внесения исправлений в первичную документацию, указанном в 7-м пункте 9-й статьи Закона №402-ФЗ. Если операция не подлежит налогообложению согласно 149-й статьи НК РФ или выбраны неправильное место для реализации продукта, основываясь на статьях 147-й и 148-й НК РФ, может понадобиться изменить статус на «2». В таких случаях универсальный передаточный документ (УПД) сначала имеет статус «2», но затем требуется внести корректировки, относящиеся к отгрузке. Это также требует создания счета-фактуры и изменения статуса на «1». Ниже приведен пример внешнего вида и заполнения УПД, измененного 11 января 2021 года. В данной статье представлена основная информация о УПД и перечислены статусы «1» и «2», а также особенности статуса «2». Айдар Фархутдинов, специалист компании «Кодерлайн».

Мы предлагаем вам ознакомиться с нижеперечисленными материалами, которые могут привлечь ваше внимание:

94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) —> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) —> БУ [1] => РСБУ [2] => 1С:Бухгалтерия [3] => Налоги [4] => Как сделать в 1С [5] => Закрытие месяца [6] => Моделирование [7] => Оценка задач [8] => 1С: Конвертация данных [9] => com-объекты [10] => Конвертация данных [11] => Обмен между базами [12] => Внедрение [13] => Отчетность [14] => Производство [15] => HTTP [16] => Управление проектами [17] => Отпуск [18] => Тестирование 1С [19] => МСФО [20] => Отчеты в 1С [21] => Перенос данных [22] => Лизинг [23] => 1С:Зарплата и Управление Персоналом [24] => 1С: ERP [25] => 1С:Управление производственным предприятием [26] => Продажи [27] => 1С: CRM [28] => 1С:Комплексная автоматизация [29] => 1С: Университет [30] => Расширение конфигурации [31] => Внедрение ERP [32] => 1С: WMS Управление складом [33] => 1С: Сценарное тестирование [34] => Запросы 1С [35] => LINUX [36] => WEB [37] => Лицензии 1С [38] => Оптимизация [39] => Бесшовная интеграция [40] => Excel [41] => ADO [42] => Бурение скважин [43] => Обновления [44] => Техническое задание [45] => 1С: Розница [46] => Бюджетирование [47] => Интеграция 1С [48] => Планирование [49] => MS SQL Server [50] => Блокировки в 1С [51] => Полезные обработки [52] => СКД [53] => XML [54] => Word [55] => WEB-сервисы 1С [56] => Проводки 1С [57] => Торговое оборудование [58] => Корпоративное сопровождение [59] => 1С:Управление нашей фирмой [60] => 1С:Управление корпоративными финансами [61] => Администрирование 1С [62] => 1С:Управление ремонтами и обслуживанием оборудования [63] => 1С: Колледж [64] => Правила обмена [65] => 1С:Управление автотранспортом [66] => 1С: Платформа [67] => Финансовый учет ) —>

УПД в электронном виде

Универсальный передаточный документ (УПД) представляет собой унифицированную форму, которая выполняет функции как счета-фактуры, так и первичных учетных документов. Он может быть использован для оформления различных хозяйственных операций, включая операции, связанные с оказанием услуг. Некоторые виды деятельности, при которых разрешено использование УПД, перечислены в Приложении 2 к Письму ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 года. Основная цель внедрения УПД в бухгалтерский учет заключается в уменьшении числа повторяющихся документов, сопровождающих хозяйственные операции.

Электронный УПД предоставляет решения для отражения налога на добавленную стоимость и передачи товаров и услуг. В отличие от традиционного бумажного формата, он обладает 3 различными функциональными вариантами.

Универсальный передаточный документ может быть использован в качестве:

• Счёт-фактуру
• Документ, известный как счёт-фактура с расширенными реквизитами, представляет собой комбинацию счёта-фактуры и документа-основания. Благодаря этому, данный документ может быть использован как основание для вычета НДС и как первичный учётный документ, который соответствует требованиям Федерального закона N 402 «О бухгалтерском учёте».
• Начальный документ для фиксации событий в деловой сфере

Статусы электронных первичных документов

В рамках одного электронного формата есть возможность отображать три различных вида документов по выбору. Для того, чтобы получатель понял, какой именно документ ему был направлен, в «шапке» формата применяются цифровые функциональные статусы (см. Рисунок 1).

Статус 1: Отчет-счет (функция ОСЧ);

Статус 2: СЧФДОП — сочетание счета-фактуры и первичного документа.

Статус 3: Начальный документ (функция ДОП).

Вся информация о работоспособности записывается в каждом электронном файле, и в зависимости от установленных статусов УПД может быть направлен по разным процедурам подписания и передачи ФНС-квитанций.

Электронная форма универсального передаточного документа (УПД) содержит стандартные поля, которые могут быть настроены для передачи различных типов документов.

У ПДФ с возможностью «три — основной документ ДОП».

При использовании электронного документа с функцией «ДОП» УПД работает на платформе провайдера в рамках бизнес-процесса, который во многом схож с обычным электронным ТОРГ-12 или «Актом выполненных работ» (см. Рис. 2).

• P1 и P2 — Звания торговца и покупателя
• Девятый и десятый — идентификаторы квитанций с проставленными подписями (статусами)
• Пунктир является связующим звеном между заголовками и квитанциями.

1. Основа электронного УПД — титул продавца, где каждое поле «шапки» документа, табличная часть и суммарные данные указываются продавцом. Подтверждением этой части является электронная подпись продавца.
2. После получения документа от продавца, покупатель может выразить свое согласие и сформировать свой собственный «Титул покупателя». В этом документе покупатель вносит информацию о ФИО лиц, которые получили товар или услугу, а также указывает данные о доверенности и другую необходимую информацию, обычно фиксируемую на бумаге. После подписания документа с использованием электронной подписи покупатель отправляет его обратно продавцу с помощью электронно-документооборотной платформы.
3. УПД в электронном формате формируются путем объединения обоих заголовков вместе с соответствующими электронными подписями, что дает возможность использовать функцию «ДОП».

Плюс, возможно, покупатель, не одобривший весь полученный документ, направит запрос на прецизирующую информацию по универсальному передаточному документу.

Для полного электронного архива универсальных передаточных документов (УПД) требуется наличие файлов, содержащих титулы продавца и покупателя, а также соответствующих им подписей (см. иллюстрацию 3).

Новая версия документа — УПД с возможностью генерации «1 — Счёт-фактура СЧФ».

Если документ передается с использованием функции «СЧФ», то процесс его передачи через провайдера аналогичен процессу передачи обычного электронного счета-фактуры. В данном случае не требуется предоставление «Титула покупателя», поскольку документ подразумевает одностороннюю подпись отправителя (как у счета-фактуры). Однако, в этом процессе добавляется передача регламентированных квитанций от ФНС (Рис. 4).

• С1 — Звание торговца
• 2 — 8 – номера официальных документов (статусы), которые были подписаны.
• Пунктир является связующим звеном между заголовками и квитанциями.

В данном случае квитанции, связанные с выставлением счетов-фактур, имеют цель зафиксировать факт выставления документа в определенное время и подтверждается отправителем, получателем и провайдером. Важно отметить, что Ediweb предлагает возможность пакетного подписания квитанций через веб-интерфейс, а также предлагает решения для автоматизации процесса подписания квитанций в полностью автономном режиме.

Окончательная версия электронного УПД будет состоять из подписанного исходного документа и квитанций, которые также будут подписаны.

Работа с электронным счетом-фактурой имеет особенности, аналогичные стандартному процессу. Поставщику необходимо вовремя составить документ и подписать его электронной подписью. Он также должен подписать квитанции, подтверждающие факт выставления счета. Важно следить за тем, чтобы покупатель не отправлял уведомления об ошибках в документе. В свою очередь, покупатель должен подписать квитанции о получении и проверить документ на ошибки. Если будут найдены неточности, необходимо отправить квитанцию с описанием ошибок.

Обновление программного обеспечения с возможностью использования функции «2 – Счёт-фактура + первичный документ СЧФДОП»

Если в УПД используется функция «СЧФДОП», то процесс передачи документа включает передачу ФНС-квитанций, подтверждающих выставление счета, и отправку покупателем «Титула покупателя», который содержит информацию о ответственных лицах, подтвердивших передачу товаров. Данный документ объединяет свойства электронной накладной/акта и счета-фактуры одновременно (см. Рисунок 5).

• P1 и P2 — Звания торговца и покупателя
• 2 — 8 – номера официальных документов (статусы), которые были подписаны.
• Пунктир является связующим звеном между заголовками и квитанциями.

В таком случае электронный УПД будет представлять собой набор подписанных файлов, включающих «Титулы отправителя и получателя», а также соответствующие квитанции.

После завершения всего бизнес-процесса, вы сможете получить доступ к архиву на платформе, где будут храниться все необходимые файлы, связанные с универсальными передаточными документами для презентации в налоговую. Этот архив будет содержать как сам документ, так и статусные квитанции, которые приложены к нему.

Также необходимо учесть и важность правильного оформления подписей к УПД в различных сферах деятельности.

В соответствии с приведенными ниже документами запрещено удаление отправленных и подписанных унифицированных почтовых документов/унифицированных курьерских доставок.

Приказ N ММВ-7-6/253@ ФНС от 20 апреля 2012 года устанавливает новые правила и порядок действий.

Главные задачи, выполняемые доверенным оператором электронного документооборота (ОЭД) при обработке счетов-фактур в электронной форме через информационно-коммуникационные сети с использованием электронной подписи включают, в частности (пункт 5.1.):

– гарантированное установление точной даты создания/получения электронного счета-фактуры через телекоммуникационные сети и создание подтверждения этой даты.

В 10 ноября 2015 года был выпущен приказ Министерства финансов России под номером 174н.

Если участник ЭДО подписывает счет-фактуру в электронной форме усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица и направляет ее через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи, то такая счет-фактура считается исходящей от участника ЭДО в соответствии с данной процедурой. Важно отметить, что Приказ Минфина не предоставляет Оператору ЭДО право удалять подписанные счет-фактуры исходящие от участника ЭДО.

Если покупатель обнаруживает ошибки в счет-фактуре, он должен отправить уведомление о корректировке продавцу через Оператора электронного документооборота. Продавец, получив уведомление, должен исправить ошибки, указанные в уведомлении, и отправить покупателю исправленную счет-фактуру в электронном виде в соответствии с установленным порядком.