Информационное письмо — это официальное деловое сообщение, в котором передаются какие-либо важные данные получателю. В сфере маркетинга такие письма также используются для привлечения новых клиентов и удержания уже имеющихся. Основная цель информационных писем — продажа продукта или услуги, но это происходит косвенно. В них могут присутствовать призывы к непосредственным действиям, таким как подписка, регистрация или покупка, однако это не является обязательным.
Такие электронные сообщения содержат значимую и полезную информацию. Например, оглашаются предстоящие семинары, вносятся изменения в цены и график работы, обновляется ассортимент, сообщается о наличии открытых вакансий и многое другое. Информационные письма также используются внутри организации для передачи необходимой информации определенному лицу. Письменные обращения напоминают сотрудникам о важных встречах, информируют коллег об изменениях в сделках, подтверждают решения, принятые руководством, и так далее.
Какие задачи у информационных писем
Поддержание внимания существующих клиентов и привлечение новых — основная цель.
Повышение потока целевых пользователей на веб-ресурсе;
Установление постоянного контакта с партнерами и подчиненными;
Подтверждение опыта и компетенции;
Извещение и уведомление о весьма существенных изменениях и событиях;
Подтверждение внесенной платы, процесса регистрации, осуществления доставки и многое другое.
Различные категории писем с информацией
В силу разнообразных целей, которые предоставляют такие письма, они могут быть разделены на различные категории в зависимости от их содержания.
Определены различные категории информационных писем:
уведомление;
напоминание;
подтверждение;
заявление;
реклама.
Уведомительное письмо предназначено для информирования адресата о значимых изменениях или новых обновлениях. Например, данное письмо уведомит получателя отправления о том, что посылка уже ожидает его в пункте выдачи.
Напоминание в письменной форме — это способ вспомнить адресата о важных делах, которые нужно совершить. Это может быть оплата заказа, который уже оформлен и находится в корзине, ответ на уведомление, которое было получено, или посещение запланированного события.
Письмо-согласование — это инструмент, который закрепляет предварительно достигнутые соглашения. Хотите подтвердить заказ клиента? Или зафиксировать сотрудничество между компаниями? Именно для таких целей оно является неотъемлемой частью процесса.
Заявление, которое несет в себе объяснения об отказе от участия в чем-либо либо о сообщении об изменении условий договора, называется письмом-заявлением. Например, когда сотрудник не в состоянии присутствовать на важной встрече, он информирует об этом начальство, отправив такое письмо.
Рекламное письмо подобно маркетинговой рассылке, однако оно обладает большей информационной направленностью. В нем излагается информация о продукции, указываются цены, условия работы и другие детали.
Как составить эффективное письмо с информацией?
Не существует четких инструкций по написанию информационных писем. Важно лишь ясно и понятно донести нужную информацию до получателя, придерживаясь формального стиля коммуникации. Можно самостоятельно выбрать оформление письма, но следует учесть основные принципы деловой переписки.
В тексте не должно быть никаких ошибок.
Для оформления текста необходимо применить шрифт, который может быть выбран из классических вариантов: Times New Roman либо Arial.
Избегай излишнего наполнения информацией.
Необходимо организовать текст письма, так чтобы он был разделен на параграфы с равным промежутком между ними.
Одним из необходимых требований является корректное выравнивание текста письма по ширине страницы.
Для того чтобы сделать письмо уникальным, необходимо обязательно пронумеровать его страницы, особенно если оно большое и занимает несколько листов.
Рекомендуется избегать использования непрофессиональной лексики и выражений, которые содержат эмоциональный оттенок. Не следует выражать свою субъективную точку зрения или задавать вопросы о мнении адресата.
Имеются в виду такие образцы информационных писем, которые отличаются успешным и эффективным подходом.
Иногда возникают затруднения в оформлении и отправке информационных писем клиентам, хотя это кажется достаточно простым. В таких ситуациях полезно обратиться за советом к опытным коллегам.
Известный онлайн-магазин модной одежды для мужчин и женщин принял активное участие в огромной программе по утилизации и вторичной переработке пластика. В письмах, отправленных клиентам, компания подробно объясняет свой выбор и раскрывает все преимущества этого поступка, а также показывает, как он будет полезен для окружающей среды и общества в целом. В заключение каждому клиенту магазина предлагается возможность присоединиться к этому грандиозному вызову и внести свой вклад.
Кроме обычной информации о своих новинках и акциях, крупный производитель электроники и бытовой техники периодически делится полезными советами и нестандартными решениями обыденных проблем, связанных с управлением бытовыми делами.
Заключение
Устоявшаяся система отправки информационных писем способствует укреплению взаимоотношений между продавцом и покупателем, а также между руководителем и подчиненным.
Очень важно, чтобы письма были заманчивыми и захватывающими. Профессиональный тон в коммуникации не должен лишать их живости. Необходимо помнить о возможности использования видео-материалов, изображений, реальных фотографий и тому подобного.
Для обеспечения правильности составления письма перед его отправкой необходимо ясно определить цель, к которой оно побудит читателя. Эта цель может быть связана с покупкой, написанием ответа, получением новой информации и другими. Важно, чтобы каждое информационное письмо имело четкое назначение.
Вместо заключения
Интересно в топ-10 Яндекса оказаться? Чтобы привлекать посетителей на свои сайты и интернет-магазины без нарушения правил, используйте только честные методы SEO! А если вы не знаете, как это делать, то я готов научить вас! Для тех, кто хочет разобраться во всех тонкостях SEO, предлагаю посетить мои онлайн-курсы по SEO, которые провожу индивидуально через Skype.
Если у вас ограничены временные ресурсы и вам трудно самостоятельно продвигать свой интернет-магазин, я предлагаю оказать помощь в этом вопросе. Моя услуга заключается в SEO-продвижении вашего сайта, и в течение нескольких месяцев я смогу достичь его присутствия в ТОП10 поисковой выдачи Яндекса.
Если вы хотите убедиться в моем профессионализме, предлагаю вам ознакомиться с последними успешными кейсами по SEO и только после этого принять решение о заказе у меня услуги по SEO продвижению. В нижеприведенном видео вы найдете пример успешного продвижения веб-сайта, связанного с строительством, в Санкт-Петербурге.
Информационное письмо образец составления
В большинстве случаев информационное письмо создается согласно универсальной схеме. Прежде всего, важно определить адресата, который должен быть первым, кто прочтет данный документ. Затем необходимо придумать название и написать сам текст обращения. На практике существует разнообразие разновидностей информационного письма. Примеры готовых документов и правила их составления можно найти в соответствующей статье.
Получить шаблон и образец информационного письма возможно, найдя их в заключительной части статьи.
Ранее мы предоставили 5 образцов написания деловых писем, чтобы дополнить эту информацию, советуем изучить их по этой интернет-ссылке.
Структура информационного письма: 5 обязательных разделов
Письмо с информацией является одним из наиболее распространенных типов деловой корреспонденции. Оно имеет основную цель передать определенную информацию определенному человеку.
подчиненным;
коллегам;
партнерам;
клиентам;
Заинтересованным лицам, возможным заказчикам.
На практике обычно соблюдаются определенные требования к структуре и содержанию документа. Он составляется в официально-деловом стиле, имеет небольшой объем (как правило, не более одной страницы) и не содержит эмоционально окрашенных фраз или просторечных выражений. В большинстве случаев текст составляют по следующему плану:
В правом верхнем углу ставят запись о роли и полном имени получателя сообщения. Обычно это главный управленец компании, который обязан позже ознакомить всех сотрудников или определенную группу коллег с содержанием письма.
Все отправляемые письма получают свой уникальный номер и дату, которые аккуратно фиксируются в специальном реестре.
Важно отметить, что документ состоит из основного содержания, которое следует после данной фразы: «Данное уведомление предназначено для Вас и содержит важную информацию о …». В дальнейшем, в одном или нескольких предложениях приводится суть уведомления, часто с использованием нумерованного списка.
При необходимости можно приложить к сообщению список документов – перечень прилагаемых после текста материалов.
После этого автор представляет свою роль в организации, название фирмы, наносит свою печать и подпись, сопровождая подпись расшифровкой (фамилия, инициалы).
Главное предназначение – информировать о важнейших событиях, которые ожидаются в ближайшем будущем, клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов и других подразделений компании.
изменение руководства, главного экономиста и прочих членов команды
изменение информации о счете;
изменение местоположения, указанного в юридических или фактических документах;
организация процесса подсчета имущества для проведения инвентаризации;
Внесение изменений в рабочую неделю, сокращение количества рабочих часов и другие подобные меры.
Кроме этого, отправитель имеет возможность рассказать о различных неофициальных мероприятиях, таких как организация корпоративного вечера, празднование юбилея компании, участие в выставке и др.
Напоминание
В данном письме один из партнеров стремится информировать другого партнера о скором истечении сроков для перечисления аванса либо окончательной оплаты по договору на поставку товаров или оказание услуг. Очень часто создание этого документа становится последней возможностью, после которой компания вынуждена обращаться в суд — соответствующее предупреждение также может быть включено в текст письма.
Мы рады представить вам наше новое коммерческое предложение, которое поможет вам привлечь внимание целевой аудитории и увеличить продажи. Наша команда экспертов разработала уникальную стратегию рекламы, которая поможет вам выделиться на рынке и привлечь новых клиентов. Мы предлагаем использовать инновационные подходы и мощные инструменты, чтобы достичь максимальных результатов. Наш опыт и профессионализм помогут вам достичь поставленных целей и увеличить вашу прибыль. Не упускайте возможность улучшить свой бизнес с помощью наших рекламных решений. Обратитесь к нам и мы с радостью поможем вам развиваться и достигать новых высот.
При составлении коммерческих предложений рекомендуется использовать менее официальный стиль текста и оформления сообщения. Основной целью документа является привлечение внимания собеседника и вызов желания узнать больше о товаре или услуге, то есть заинтересовать и побудить к контакту. Не следует ошибочно полагать, что коммерческое предложение сразу «продаст» товар. На самом деле его главная задача — «продать» встречу или телефонный звонок.
Как написать продающее письмо для рассылки. +Примеры писем, которые продают
Продающее сообщение – индивидуализированное предложение с коммерческим характером, которое отправляется на электронную почту. Его адресатом может быть как отдельное лицо, так и группа лиц, составляющая целевую аудиторию, отобранную по определенным критериям. Основная цель такого письма состоит в продаже определенного товара или услуги. Его применение находят как малые предприятия и частные предприниматели, так и крупные бренды. В данной статье мы расскажем о том, как написать продающее письмо для рассылки, которое будет превращать читателей в клиентов.
Реклама: Эрид 2VtzqwS17so — уникальный продукт для вас!
Реклама. Продукт Erid является инновационным и уникальным на рынке. Он создан для удовлетворения потребностей самых требовательных пользователей. Благодаря уникальной технологии 2VtzqxFRNy7, продукт Erid предлагает непревзойденное качество и надежность. Не упустите возможность улучшить свой опыт использования и ощутить революцию в сфере техники с Erid!
Что должно продавать письмо
Автоворонки продаж очень популярны в сфере бизнеса. Они используются для продажи различных услуг и товаров, которые обычно представлены на веб-сайтах или лендингах.
Применение цепочек продающих писем весьма распространено при продаже продуктов или услуг, требующих объяснения или имеющих сложный выбор. Особенно это актуально в сфере инфобизнеса.
Маркетологи активно применяют рассылки для привлечения клиентов. Часто эти письма предлагают продукцию с особыми условиями, такими как скидки или другие приятные бонусы, чтобы убедить покупателей сделать покупку.
Когда сопровождающее коммерческое предложение прилагается, продающее письмо становится более эффективным в раскрытии преимуществ компании, особенно в случае продажи сложных товаров.
Ответы на запросы клиентов, включая письма, также применимы к сложным товарам и, как правило, предшествуют ответу реального сотрудника компании.
Многие другие механизмы привлечения клиентов также используются во многих иных сферах.
Разберем поэтапное создание текста для привлекательного коммерческого письма. Мы сосредоточимся на написании предложения от эксперта по интернет-маркетингу владельцу веб-сайта компании, специализирующейся на бурении скважин. Чтобы сформировать эффективное письмо, нужно придерживаться простого девятишагового алгоритма.
Шаг первый: составьте информативное название
Вы должны создать заголовок письма, который будет содержательным, полезным и понятным, чтобы сразу предложить читателю то, что вы предлагаете. Вы можете использовать уникальное торговое предложение или шаблоны продающих заголовков для электронных рассылок. Однако необходимо избегать использования восклицательных знаков и слов, которые считаются «спамными», таких как «шок», «сенсация», «бесплатно». Если вы включите их в заголовок, есть вероятность, что письмо будет автоматически заблокировано спам-фильтрами почтовых сервисов.
Шаг второй: оказывайте давление на область, вызывающую боль
Вначале, после заголовка, демонстрируйте понимание потребностей и проблем клиента. Создайте эффективное вступление или подзаголовок, который зацепит внимание. Опишите проблему, с которой сталкивается ваш потенциальный читатель. Если вы отправляете письма широкой целевой аудитории, можете указать несколько проблем, чтобы повысить вероятность попадания в цель. Однако, не стоит слишком затягивать вступление, так как это может утомить читателя.
Этап третий: предлагаю оперативное решение.
Презентация моих навыков и возможностей в сжатой форме — вот о чем я хотел бы рассказать. Предлагаю выстраивать информацию в следующей последовательности: сначала блок доверия, где вы сможете убедиться в моей экспертности, а затем основное предложение, в котором указаны основные характеристики товара или главный результат предлагаемой услуги. Кроме того, я также укажу срок решения проблемы, который может быть равен 1 дню, 2 неделям или месяцу.
Этап 4: представьте результаты приобретения
Демонстрируйте изменения в жизни клиента после приобретения или получения услуги. Покажите, как сделка повлияет на него и представьте яркую картину будущего. Такой подход будет способствовать безосознанному стимулированию человека к покупке, поскольку вызовет положительные эмоции и укрепит приятные ассоциации с вашей компанией.
Пункт пятый: предоставьте подтверждающие материалы
Необходимо подтвердить всё, что было написано ранее, словесно. Представьте свою экспертизу — то, что вы делали прежде и какие результаты были достигнуты. Однако помните, что не следует усиленно преувеличивать продающее письмо — обычно короткие письма показывают больший уровень конверсии по сравнению с длинными, за исключением случаев в сложных отраслях.
Для подтверждения можно прибегнуть к различным доказательствам, таким как отзывы, ссылки на успешные проекты и благодарственные письма. Еще одним эффективным способом является демонстрация логотипов известных компаний, с которыми вы сотрудничали.
Этап №6: детально изложите содержание данного предложения.
Раскройте нам, что предлагаете в продажу. Подробно изложите суть предлагаемых услуг и преимущества, которые получит потребитель после заключения сделки, а также возможности вашего товара. Если подходяще, укажите уникальное предложение продажи (УТП). При написании акцентируйтесь на выгодах для клиента, демонстрируя пользу от вашего продукта.
Этап 7: предоставьте дополнительную награду.
Если вы решите принять участие прямо сейчас, то вас ожидает особый бонус – что-то, что подстегнет вас к совершению покупки. Однако, есть возможность получить обычный бонус без каких-либо ограничений по времени или другим условиям. В любом случае, предоставление скидки, дополнительного подарка или проведение акции будет выполнять свою задачу – заинтересует читателя еще больше и приведет его к обратной связи, поскольку желание сэкономить будет играть свою роль.
Основание стоимости — восьмой этап
Пожалуйста, предоставьте информацию о стоимости товара немедленно или, по крайней мере, укажите примерный диапазон цен, чтобы не заставлять читателя тратить дополнительное время на определение суммы. Если низкая цена не является ключевым преимуществом предложения, объясните ее: докажите, что услуга или товар действительно стоят своих денег. Подробно расскажите, из чего конкретно формируется стоимость и за что итогово платит клиент.
Пункт 9: дайте указание на выполнение задачи.
Используйте заключительное предложение с призывом к действию или кнопкой «перейти на веб-сайт» в конце вашего рекламного письма. Опишите, что читателю следует сделать, чтобы связаться с вами: ответить на письмо, позвонить или заполнить форму заказа на веб-сайте. Если вы не предоставляете ссылку на веб-сайт, не забудьте оставить контактные данные, такие как дублирование адреса электронной почты и указание номера телефона.
Пример продающего письма
Если, руководствуясь нашим детальным планом, следовать указанным шагам, мы сможем создать эффективное и привлекательное коммерческое предложение.
Безусловно, письмо в нашем примере далеко от совершенства — его можно улучшить и доработать. И предлагаемый нами алгоритм — не единственно правильный: например, многие обходятся без блоков с «быстрым решением» или описывают свое предложение максимально кратко. Чтобы найти свой эффективный алгоритм создания продающего письма, тестируйте стандартные схемы, ищите различные подходы и общайтесь с клиентами. Таким образом, вы поймете, что они хотят, и сможете предложить интересное решение их проблемы.
Давайте подведем подытог
Создавайте заголовки, содержащие полезную информацию, и избегайте использования ненужных слов.
Поделитесь опытом о неудовлетворенности клиентов и продемонстрируйте, что вы внимательно воспринимаете их проблемы.
Предложите незамедлительное решение для преодоления проблемы, предлагая свой товар или услугу.
Покупатель будет ощущать истинное удовлетворение и радость после приобретения товара.
Убедите в своей компетентности и профессионализме, предоставив отзывы, кейсы и отчеты, которые демонстрируют вашу успешную работу.
Предоставьте привилегированную вознаграждение, срок которой может быть ограничен или неограничен.
Если стоимость представляется завышенной, приведите аргументы, объясняющие такую оценку.
Пожалуйста, сделайте следующий шаг и свяжитесь с нами.
Ваше мнение по вопросу, следует ли включить дополнительные элементы в наш обычный макет? Или, возможно, стоит уменьшить объем информации? Буду признателен, если вы поделитесь своими мыслями в разделе комментариев!
Ссылки, которые могут быть полезны:
Список самых востребованных обучающих программ для повышения навыков продаж
Как составить официальное письмо
Свыше 100 примеров эффективных заголовков для продаж
Самые эффективные образовательные программы по овладению искусством копирайтинга
Примеры email-рассылок
Организации применяют электронные рассылки для установления прочных связей со своими клиентами, стимулирования их к покупкам или информирования о статусе заказа. Впрочем, некорректные письма могут привести к тому, что пользователь перенаправит все входящие сообщения в спам-папку.
Сразу после регистрации на сайте или в приложении, новым пользователям направляется письмо приветствия или цепочка писем. Главная цель приветственного сообщения заключается в том, чтобы ознакомить новичка с компанией, представить ему продукт или условия сотрудничества.
Часто информационные письма приветствия используются для знакомства клиента с принципами функционирования сервиса, в которых объясняется важность прочтения писем от компании и какая выгода может быть получена из них.
Приветственное письмо будет успешным, если оно имеет четкую структуру и содержит информацию, которая может заинтересовать клиента прямо сейчас или пригодиться в будущем. Например, можно описать систему накопления бонусов за покупки, как это делает компания SDEK в своих письмах.
В письме от SDEK-компании представлены возможности для новых пользователей получения дополнительных бонусов.
Если еще на этапе знакомства компания способна разделить клиентов на группы, то она отправляет им индивидуальные шаблоны писем и подборки товаров, учитывая их интересы и возрастные категории.
Для ознакомления клиентов с программой лояльности и наглядного представления преимуществ, которые могут быть получены, компания «Петрович» реализует приветственную рассылку. После регистрации на сайте, посетитель приглашается заполнить мини-опросник, где он может указать свои потребности, такие как, например, наличие работ по ремонту дома или принадлежность к сфере строительства. В соответствии с данными, предоставленными в опроснике, компания предлагает несколько вариантов лояльности. Физическим лицам может быть предложена система лояльности «Союз отважных», в то время как строителям — «Клуб друзей» и другие аналогичные предложения.
Перед отсылкой рассылки происходит проверка на наличие участия человека в программе лояльности. В случае его отсутствия, предлагается возможность зарегистрироваться и воспользоваться всеми привилегиями, предоставляемыми программой.
В «Петровиче» учитывают предпочтения клиентов, когда они регистрируются, и предлагают разнообразные программы лояльности в соответствии с ответами.
В качестве дополнительной информации о фирме, имеется возможность включить в письмо приветственную скидку или купон на бесплатную доставку для свежих покупателей. Однако, необходимо быть осторожными с предоставлением скидок, чтобы не создать в клиенте впечатление, что они будут постоянно доступными. Попробуйте разнообразные варианты, чтобы найти оптимальное предложение для клиента.
Письма информационного характера
Письма, которые предназначены для информирования адресата, называются информационными письмами. Их главная цель — передать информацию, напомнить, уведомить или известить о различных событиях, документах или мероприятиях.
Возможность сообщить информацию корреспонденту возникает во всех отраслях бизнеса. Кроме того, необходимо знать не только общие правила составления делового письма, но и понимать особенности информационных писем, а также различия между ними. Каждое письмо информационного характера имеет свои особенности, в зависимости от условий и целей информирования. Всего можно выделить пять разновидностей писем информационного характера: информационное письмо, письмо-сообщение, письмо-напоминание, письмо-извещение и письмо-уведомление.
В конце данной статьи вы можете скачать таблицу под названием «Общие характеристики информационных писем».
Границы между различными видами информационных писем можно изменять в зависимости от традиций делового общения. Например, почтовое ведомство использует деловое письмо в виде уведомления, чтобы сообщить получателю о поступлении почтового отправления на его имя, такого как заказное письмо, бандероль или посылка. Телефонные компании, в свою очередь, рассылают письма в форме уведомления, чтобы уведомить граждан о необходимости оплаты задолженности за телефонные услуги.
Согласно ГОСТ-2016, письма информационного характера оформляются в соответствии с общими правилами подготовки деловых писем. Однако, при оформлении таких писем есть некоторые особенности. Например, информационные письма часто рассылаются на несколько адресов одновременно. Если письмо предназначено для широкого круга юридических и физических лиц, адресата в письме не указывают. В случае если письмо отправляется группе организаций определенного типа, адресат указывается обобщенно. Например, «Руководителям центров сертификации работ и услуг». Информационные письма также часто содержат объемные приложения. В тексте информационного письма могут использоваться фразы, которыми начинается сообщение, например: «Информируем.», «Сообщаем.», «Доводим до Вашего сведения.», «Ставим Вас в известность.». Пример полного оформления письма информационного характера приведен ниже. Сейчас мы подробнее рассмотрим основные разновидности информационных писем.
Уважаемый получатель,
Письмо информационного содержания. Письмо, которое содержит сведения официального характера. Обычно такие письма отправляются как организациям, так и частным лицам. Часто такие письма имеют общий характер и рассылаются по списку организаций определенного типа. В информационных письмах могут быть разъяснения отдельных положений законодательных и других нормативно-правовых актов, а также рекомендации по их применению. Главным действием в этих письмах является «предоставляем информацию».
Получайте письмо-уведомление. Автор представляет получателю информацию о событиях или фактах (можно скачать образец в конце статьи). Однако информация должна вызывать взаимный интерес. Письмо-уведомление может быть отправлено по инициативе или в ответ на запрос. Как правило, письма-уведомления имеют небольшой объем. В большинстве случаев они содержат всего одно-два предложения. Текст письма-уведомления обычно начинается со слов: «Хотим сообщить вам, что…».
параметры данного вопроса, сведения о которых могут быть полезными.
При встрече с повторяющимися ситуациями, можно разработать и применять стандартные шаблоны с предварительно составленным текстом.
Письмо для напоминания. Цель данного письма заключается в стимулировании получателя для выполнения обязательств, которые он взял на себя или договоренностей, которые были приняты (образец можно скачать в конце данной статьи). Основным глаголом в данном тексте будет глагол «напоминаем».
Этим сообщением мы хотели бы проинформировать вас о предстоящих общественных мероприятиях, таких как совещания, семинары, конференции, выставки и другие. Обычно такие уведомления отправляются широкому кругу организаций, чтобы привлечь их к участию в этих мероприятиях. В этих сообщениях, кроме информации о мероприятии, его времени и месте проведения, также может содержаться приглашение к участию и информация о условиях участия (образец может быть скачан в конце данной статьи).
Официальное письмо, содержащее информацию о конкретном мероприятии или действиях, относящихся к адресату (пример доступен в конце статьи), является уведомлением. По назначению и содержанию письмо-уведомление близко к письму-сообщению и извещению. Уведомления могут быть опубликованы в СМИ. Главный глагол, используемый в этих письмах, — «уведомляем».
