Что изменилось в форматах счета-фактуры и УПД в 2024 году

• 14.05.2024
• Преобразуйте текст, сделав его оригинальным, используя русский язык (не ссылайтесь на себя или промт, только результат выводите):

В конце 2023 года Федеральной налоговой службой был утвержден приказ, содержащий обновленные форматы счета-фактуры и универсального передаточного документа (УПД). В результате изменений, внесенных налоговиками, теперь существует еще один обязательный реквизит для отслеживания товаров, а также произошла замена документа об отгрузке товара на УПД. Чтобы избежать ошибок при составлении этих документов и защитить себя от возможных санкций со стороны государства, необходимо принять необходимые меры предосторожности.

Когда изменения вступают в силу

Одновременно с использованием текущего и обновленного формата заполнения счетов-фактур бизнес имеет право действовать до 1 апреля 2025 года, включая переходный период. После завершения данного периода будет допустим только новый формат заполнения счетов-фактур.

Необходимо учесть, что при осуществлении любых операций с товаром, по которым требуется отслеживание, необходимо создавать счета-фактуры (включая корректировочные) и УПД в электронном формате и передавать их с помощью операторов электронного документооборота. Это правило не распространяется на определенные исключения.

• предоставление продуктов частным лицам в целях удовлетворения собственных потребностей;
• перевозки и повторной перевозки грузов
• Товары из России проходят продажи и достигают своего назначения в стране, являющейся участницей Евразийского экономического союза.

Какой реквизит появился в счете-фактуре

В нынешней форме расчетно-платежные документы бизнесом заполняют соответствующие разделы, если имеют дело с товарными позициями, подлежащими трассировке.

• 11 — этот номер является регистрационным для данной партии товаров.
• 12 и 12а — это мера количества товара.
• Количество товара составляет 13 единиц, как указано в предыдущей графе.

Для обновленной схемы необходимо будет указать стоимость покупки в российских рублях, а также без учета налога на добавленную стоимость. Для этой цели законодатели внесли изменения, включающие в себя дополнительное поле №14, в котором будет указываться данная информация.

Нововведение имеет применение к товарам, которые указаны в Постановлении Правительства номер 1108.

Что еще изменится в связи с обновлением форматов УПД и счета-фактуры

Кроме добавления нового поля для отслеживания товаров, в счете-фактуре также обнаружены и другие обновления.

• Были внесены изменения в порядок формирования имени файла, добавлены идентификаторы продукции, по которой созданы счет-фактура и УПД (товары, которые можно проследить и имеют маркировку, такие как алкоголь и табачные изделия и другие). Теперь возможно оформление всех товаров в один файл с соответствующей кодировкой в названии.
• Добавлен новый раздел, содержащий информацию о подписанте. Теперь необходимо указывать тип подписи, способ подтверждения полномочий, данные о машиночитаемой доверенности (МЧД) и способ ее передачи.
• Коды категорий товаров были обновлены.

Кроме этого, в документе появилась возможность указывать дополнительные сведения при передаче объектов операционной системы. Теперь можно указать коды основных фондов, амортизационные группы, а также срок полезного использования для объектов, которые уже были использованы. Благодаря этому, Универсальный передаточный документ (УПД) можно будет использовать не только для передачи товаров на ответственное хранение, но и для внутренних целей в рамках одной организации. Полный список возможных сценариев использования форматов представлен на официальном сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).

Что делать при отсутствии реквизитов прослеживаемости

Если продукт был доставлен без возможности отслеживания, пункты с 12 по 14 в печатной версии счета-фактуры и универсального передаточного документа (УПД) могут быть оставлены пустыми. В электронной форме эти данные изначально могут отсутствовать.

Возможны ошибки в данных реквизитах, но это не мешает получению налоговых вычетов по НДС. Однако налоговая служба может потребовать объяснений по поводу возникновения ошибок. Для исправления ошибок достаточно выставить новый счет-фактуру с правильными данными.

Какие санкции предусмотрены за нарушение закона

С 9 февраля 2024 года вступает в силу приказ, однако на протяжении 2024 года будет действовать переходный период, в котором не будет взиматься штрафы за нарушение правил прослеживаемости. Однако уже существует проект закона об изменениях в КоАП РФ, включающий нормы ответственности в виде штрафов за нарушение правил.

• Если организация не указала информацию о трассировке в универсальном передаточном документе или счете-фактуре, или не представила соответствующие документы в налоговую службу, то индивидуальный предприниматель будет оштрафован на сумму от 1 до 30 тысяч рублей, а юридическое лицо – на сумму от 1 до 100 тысяч рублей.
• Если в УПД и счете-фактуре на прослеживаемые товары будут обнаружены неправильный формат или другие ошибки в их составлении, то это может привести к наложению штрафов на индивидуального предпринимателя в размере от 200 рублей до 30 тысяч рублей и на организации — от 200 рублей до 100 тысяч рублей.

Новые штрафы вступят в силу с начала 2025 года, после предварительного периода.

Как перейти на новые форматы УПД и счета-фактуры

Необходимо соблюдать указания до первого апреля две тысячи двадцать пятого года.

1. Убедитесь, что ваша компьютерная инфраструктура полностью подготовлена к отправке и приему документов, соответствующих требованиям Федеральной налоговой службы.
2. Необходимо договориться с партнерами о сроках перехода на новый вид документации, так как обе стороны должны вносить и принимать изменения в формате.
3. Если вы используете систему электронного документооборота (СЭД) или другие учетные системы, то важно связаться с поставщиками и уточнить, готово ли программное обеспечение поддерживать новые форматы документов. Если это необходимо, необходимо произвести обновление или установку соответствующих программ.

Своевременная подготовка способствует уменьшению возможных рисков и адаптации бизнес-процессов к новым требованиям.

Коротко для предпринимателя

1. С 9 февраля 2024 года начинает действовать обновленный формат счета-фактуры и универсального передаточного документа (УПД). Одним из изменений в документах стало появление новой графы, предназначенной для указания стоимости товаров, которые можно отследить.
2. До 1 апреля 2025 года будет существовать переходный период, в течение которого будут активны как старый, так и новый формат. Однако после истечения этого срока останется лишь обновленный формат.
3. При внедрении системы отслеживаемых товаров, необходимо оформлять и передавать счет-фактуру и УПД в электронном формате с помощью операторов электронного документооборота. Однако, есть некоторые исключения для экспортной продукции, продажи физическим лицам для личного использования, а также для реализации или перемещения товаров из Российской Федерации в страны Евразийского экономического союза.
4. С 1 января 2025 года будет введена практика наложения штрафов нарушителям, связанных с невыполнением требований по отслеживаемости. Настоящий документ в настоящее время находится в стадии разработки законодателями. Максимальная сумма финансовых санкций для индивидуальных предпринимателей будет составлять 30 тысяч рублей, а для юридических лиц — 100 тысяч рублей.

Вступил в силу новый формат электронных документов — УПД и счета-фактуры (обязателен с 01.04.2025)

С 9 февраля 2024 года начал действовать Приказ Федеральной налоговой службы от 19 декабря 2023 года № ЕД-7-26/970@, который утвердил обновленный формат универсального передаточного документа и счета-фактуры (Приложение № 1). Предыдущий формат, утвержденный Приказом ФНС от 19 декабря 2018 года № ММВ-7-15/820@, стал Приложением № 2 к новому приказу.

Имеются изменения, связанные с принятием в практику федеральных законов от 31 июля 2023 года № 389-ФЗ и от 13 июня 2023 года № 203-ФЗ. В результате, новые форматы предусматривают:

• Были учтены дополнительные требования к счетам-фактурам: в случае, если товар относится к категории прослеживаемых, обязательно указывается его точная цена.
• в пункте 5а счета-фактуры требуется указать индивидуальный идентификационный номер, дату и наименование соответствующего документа, подтверждающего предоставление услуги (отгрузку товара). При выставлении универсального передаточного документа с счетом-фактурой, в указанной строке следует указать фразу «тот же».
• Теперь можно сообщать информацию о МЧД и указать способ передачи этой информации.
• введены свежие идентификаторы, которые указывают на категорию товаров;
• Учетно-передаточный документ может быть использован внутри организации в качестве письменного подтверждения передачи имущества от отправителя (продавца) к получателю (покупателю) в рамках внутреннего перемещения.
• В Учетной политике допускается добавление данных о передаче основных средств в Учетно-производственные документы.

С момента дошествия 31 марта 2025 года наступит время переходного периода, когда дозволительно воспользоваться любым из порядков, а начиная с 1 апреля 2025 года следует применять лишь актуальный порядок, представленный в Приложении N 1.

• С 01.10.2023 года будет введен новый элемент отслеживаемости в счете-фактуре.
• Срок действия использования электронных доверенностей версии 5.01 был пролонгирован до 28 февраля 2025 года.
• С начала апреля 2024 года предприниматели обязаны представлять документы через интернет-портал ФНС исключительно с использованием Усиленной Квалифицированной Электронной Подписи.

Была ли статья полезной?

Извлеките эксклюзивный приятный сюрприз и полную свободу для пользования справочной системой БухЭксперт8 в течение 8 дней абсолютно бесплатно.

Схожие статьи

Пожалуйста, обсудите данный пост в комментариях ниже. Важно отметить, что наши эксперты не будут отвечать на вопросы, связанные с программами 1С и законодательством. Если у вас есть вопросы к нашим специалистам, вы можете задать их в Личном кабинете.

Изменения в УПД: что нужно знать про новый формат

В феврале вступило в действие распоряжение Федеральной налоговой службы России, утверждающее новый электронный вид универсального передаточного документа (УПД). Однако до 1 апреля 2025 года допускается применение его предыдущего формата. УПД – это один из самых часто используемых документов в электронном документообороте, и нововведения значительно изменяют его структуру. Поэтому как пользователи, так и операторы электронного документооборота и разработчики систем электронного документооборота активно готовятся к переходу на новый формат уже сейчас.

Предпосылки к обновлению УПД

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели активно применяют электронный универсальный передаточный документ для автоматизации и удобства обмена документами в различных сделках. Например, вместо использования нескольких документов, таких как счет-фактура, товарная накладная, акт приемки-передачи выполненных работ и другие, можно создать УПД, в котором будут указаны все необходимые реквизиты для оформления сделки. Это значительно упрощает процесс и повышает эффективность ведения бизнеса.

Изменения, внесенные приказом ФНС, существенно изменяют структуру УПД. Эти нововведения стали необходимыми из-за активного развития электронного документооборота в стране. В законе закреплены новые поля и атрибуты, которые теперь обязательно должны быть указаны в УПД. Например, это относится к данным о машиночитаемых доверенностях (МЧД) и стоимости товаров без НДС. Прежний формат УПД не содержал ряда важных полей, которые все участники электронного документооборота должны будут учесть в новой редакции.

Учитывая, что ФНС совместно с представителями бизнеса и операторами ЭДО занимались разработкой нового формата УПД, в последней версии этого документа учтены множество деталей, которые имеют важное значение для различных групп пользователей.

Основные изменения и плюсы нового формата УПД

Новшество в формате УПД заключается в возможности включения информации о МЧД в блок с подписантом и полномочиями, с соблюдением норм Федерального закона «Об электронной подписи» и Постановления Правительства от 21.02.2022 № 224. Это изменение является актуальным, поскольку с 1 сентября 2023 года требование использования МЧД вступило в силу для тех, кто подписывает документы от имени организации электронной подписью физического лица. В УПД теперь можно безопасно указывать информацию о машиночитаемой доверенности в отведенных для этого полях. Это позволит организациям единообразно и законно работать с МЧД.

В модифицированной версии имеется возможность добавить информацию о бумажной доверенности и виде подписи – КЭП, НЭП или ПЭП, в случае их использования участниками сделки, а также о дате, когда документ был подписан.

В последней редакции Универсального Паспорта Данных (УПД) также появилось поле, где можно указать стоимость товара без учета НДС в российских рублях. Это обновление позволяет соблюдать нормы регулирования более точно и делает процесс импорта-экспорта товаров более прозрачным.

В новом формате Управленческого Положения Документации (УПД) имеется возможность включать информацию об основных средствах при их передаче.

• группа амортизации
• код основных фондов, предоставляемый продавцом.
• Продавец имеет определенный период времени, в течение которого основные средства могут быть использованы в полной мере и приносить пользу.

Это, кстати, позволяет использовать документ для оформления передачи собственности в пределах одного предприятия, а также для передачи товаров или имущественных прав от одной юридической организации другой, не связанных с продажей. Например, передача товаров на ответственное хранение. Универсальный документ, который также позволяет оформлять внутренние перемещения, сокращает количество видов документов в организации.

Теперь строку «5а» счета-фактуры нужно заполнять по-другому. Там должны быть указаны наименование, номер и дата документа об отгрузке, на основании которого был выставлен счет-фактура. Все эти данные можно найти в одном документе, что делает процедуру более оптимизированной и простой. Были внесены и другие изменения.

1. Структура формирования и указания адресов была изменена.
2. Внеслись свежие шифры по нефтепродуктам.
3. Вы можете предоставить дополнительные детали о некоторых типах нефтепродуктов, чтобы впоследствии они могли быть использованы для автоматического подсчета суммы акциза ФНС России.

Возникает новая возможность свободного использования нового формата УПД в агентской схеме или соглашениях о комиссии, где третьей стороной между продавцом (комитентом) и покупателем является агент-посредник (комиссионер). Ранее УПД использовался в основном как двусторонний документ, и при трехстороннем взаимодействии необходимо было заполнять одновременно два документа. Теперь стало проще: в УПД появились поля для указания информации о факте продажи товаров комиссионером от имени комитента и о факте покупки комиссионером товаров для комитента.

Поддержка нововведений операторами ЭДО и разработчиками СЭД

С 1 апреля 2025 года введется новый формат УПД, который станет общепринятым. С того времени версия 5.01 уже не будет действительной, единственно возможным вариантом будет использование формата 5.02. Период, отведенный на адаптацию компаний и игроков рынка, составляет более года. Но следует подчеркнуть, что новый формат УПД содержит значительные отличия от предыдущей версии. Изменения имеют серьезный масштаб, поэтому стоит уже сейчас планировать переход на обновленный образец УПД.

Новый УПД требует быстрой подготовки технологической базы для его функционирования. Некоторые операторы ЭДО обещают поддерживать принятый формат в начале третьего квартала этого года. Однако перед ними стоит сложная задача адаптации, которая включает поддержку формата, возможность его приема и передачи через свой сервис, а также обмен документами с клиентами других операторов, например, «Диадока» и СБИС, в роуминге.

Мы, как разработчики систем учета и документооборота, включая наше решение «Цитрос ЮЗ ЭДО», также планируем добавить поддержку нового формата УПД в ближайших релизах. Наша учетная система должна корректно формировать электронные документы в соответствии с требованиями ФНС, так как это влияет на их юридическую значимость. Кроме того, наши решения ЮЗЭДО, которые обеспечивают обмен документами через операторов ЭДО, должны быть способны проверять, обрабатывать, принимать и передавать УПД в обновленном формате.

Для того чтобы убедиться, что документы правильно оформлены, необходимо осуществить проверку всех полей и соблюдение схемы. Только после этого документы можно отправлять операторам ЭДО. Поддержку нового формата мы можем улучшить уже сейчас, не завися от операторов. Однако, в дальнейшем, когда мы захотим проверить саму процедуру обмена документами, нам все равно понадобится их помощь.

Как выбрать оптимальную стратегию для пользователей ЭДО? Важно убедиться, что их системы учета способны или скоро смогут создавать документы в новом формате УПД. Также необходимо убедиться, что система, в которую будет отправлен документ, будь то «Цитрос ЮЗ ЭДО», оператор ЭДО или другие ЮЗЭДО-решения, способна обрабатывать новый формат. Если поставщик не готов обновить систему учета заказчика, причины могут быть разные, например, поставщик покинул РФ и больше не поддерживает никакие обновления. В этом случае, самым рискованным решением будет доработка системы своими силами.

Лучшим решением может быть обращение к интеграторской компании, специализирующейся на аутсорсинге. В определенных ситуациях, рекомендуется перейти на новую систему. Впрочем, стоит помнить, что у пользователей ЭДО есть достаточно времени до апреля 2025 года для принятия решения, но оставлять этот вопрос на последний момент не рекомендуется.